依頼・お願いメールの書き方とポイント・使えるフレーズを紹介

メールで仕事の依頼やお願いごとをすることがありますが、依頼・お願いごとは相手の時間をいただくことにもなるため、こちらの要望を簡潔に伝えつつ、失礼のないようにようにしなければいけません。多くのメールをやり取りをされている相手へ依頼・お願いメールを送る場合は、相手の状況も配慮する必要があります。今回は基本的な依頼・お願いメールの書き方やポイント、使えるフレーズについてご紹介いたします。

 

依頼・お願いメールのポイント

依頼・お願いメールを送るときに、おさえておきたいポイントについてご紹介します。

1：　用件がわかるメール件名にする
2：　内容を明確に伝える
3：　回答の期限を伝える
4：　相手の状況を配慮し感謝の気持ちを忘れない
5：　メール依頼に適さないケースがある

 

1：　用件がわかるメール件名にする

メールは開封する前に、メールの内容がひと目で伝わる件名にすることが重要です。とくに、1日に大量のメールをやりとりを行う方へ送るときは、確実に見てもらうために、わかりやすい件名にすることが大切です。読み飛ばしの防止のために、件名の冒頭に【お願い】や【○○依頼】や、【重要】など重要性を付けるとわかりやすくなります。

 

2：　内容を明確に伝える

長々と遠回しな表現はせずに、依頼する理由と内容を、明確に記載しなければなりません。必要な情報が抜けてしまうと確認のやり取りが発生してしまい、時間も手間も多くかかってしまいます。相手に余計な手間をかけさせないように、すぐに理解できるわかりやすい内容にしましょう。

 

3：　回答の期限を伝える

いつまでに回答がほしいかという期限も伝える必要があります。お願いする内容や相手の状況を配慮して「お忙しい所、急なご依頼となり恐れ入りますが、〇月〇日〇曜日の〇時まで・・・」と、できる限り具体的に伝えるようにしましょう。相手を気遣って「お時間のあるときに」 「お手すきの際」「可能な範囲で」などと書いてしまうと、重要度が低い印象を与えてしまい、後回しにされてしまう可能性があります。

 

4：　相手の状況を配慮し 感謝の気持ちを忘れない

相手の状況を気遣う言葉や、感謝を伝えることも、忘れずに丁寧に書きましょう。「お忙しいところ恐れ入りますが、お願いいたします」、「いつも ご対応いただき感謝しております」など、相手に対する思いやりの気持ちを言葉にすることは、とても大切です。

 

5：　メールでの依頼が適さないケースがある

すぐに回答が欲しい緊急性の高い依頼や、細かな説明が必要な場合など、メールのみの依頼が適さないケースもあります。事前に電話で確認を取り、そのあとにメールにて依頼内容をまとめたメールを送るようにしましょう。

 

よく使われる表現・フレーズ

依頼・お願いメールでよく使われている表現をいくつかご紹介いたします。
言い回しやフレーズを覚えておくと、メールはもちろん日常の会話にも役立ちます。

□ お手数をおかけいたしますが、○○○○○○○。
□ お手数おかけし 恐縮ですが、○○○○○○○。
□ お手数をおかけしてしまい 恐縮ですが、○○○○○○○。

□ お忙しいところ 申し訳ございませんが、○○○○○○○。
□ お忙しいところ 大変 恐縮ですが、○○○○○○○。
□ ご多忙の中、恐縮ですが、○○○○○○○。
□ ご多用中の中、恐れ入りますが、○○○○○○○。

□ 急なお願いで申し訳ございません、○○○○○○○。
□ 急なお願いで恐縮ではございますが、○○○○○○○。
□ 誠に急なご依頼とはなりますが、○○○○○○○。
□ 誠に勝手なお願いではありますが、○○○○○○○。

□ ご連絡いただけますと幸いです。
□ ご連絡いただきますよう お願い申し上げます。
□ お忙しい所恐れ入りますが、ご連絡いただけますと幸いでございます。

□ お手数ですが、ご返事いただければ幸いです。
□ ご多忙の中、恐縮ですがご返答いただけますと幸いです。

□ ご協力いただけますよう、お願い申し上げます。
□ お手数おかけしますが、ご協力のほどお願いいたします。
□ お手数をおかけいたしますが、ご協力いただきますようお願い申し上げます。

□ ご検討くださいますよう お願い申し上げます。
□ ご検討いただきますよう 何卒よろしくお願いいたします。
□ 分かり次第 ご教示いただけますと幸いに存じます。
□ 早急にご対応いただきますようお願い申し上げます。

□ 引き続きよろしくお願いいたします。
□ 引き続き 何卒 よろしくお願いいたします。

 

 

相手との関係性にもよりますが「お願いします」や「ご確認ください」などの、断定的な表現は極力避けましょう。依頼・お願いメールですので、上から目線だと誤解されないよう失礼のないメールにすることが大切です。上記の「締めのフレーズ」を活用いただき、相手の状況を思いやる気持ちが伝わるような表現を心がけましょう。

また、依頼・お願いがしづらい状況では「ご相談させてください」や「〇〇様のご意見をお聞かせいただければ幸いです」、「〇〇様のお知恵を拝借できれば幸甚です」というフレーズが使われています。

 

基本的な書き方と例文

メールの基本的な書き方に構成（型）があります。構成要素は、1.件名 / 2.宛名 / 3.挨拶・名乗り / 4.お礼 / 5.依頼の主旨(意思表示) / 6.依頼の詳細 / 7.フォロー / 8.結び / 9.署名の9つです。依頼・お願いメールは「依頼の主旨(意思表示)」、「依頼の詳細(理由) 」、「結び」が重要です。

依頼やお願いをする際のビジネスメールの例文を紹介します。

 

● アポイントの依頼メール　例文

打ち合わせのアポイントを取りたい場合の依頼メール例文です。
事前に候補をいくつか出すことで、スムーズにやり取りを進めることができます。

 

 

● 上司への確認依頼メール　例文

上司に確認をしてほしい場合に送る、依頼メールの例文です。

 

依頼・お願いメールの基本的な依頼・お願いメールの書き方やポイント、使えるフレーズについてご紹介しました。
相手に何かしらの行動を取ってもらうときに送る依頼・お願いメールは、文字のみのやりとりだからこそ、相手の状況に配慮し、礼儀正しく誤解のない言葉遣いを意識し、感謝の気持ちも伝えることが大切です。お互いに気持ちよく、スムーズに仕事をおこなっていくためにも、わかりやすく丁寧なメールを心がけましょう。