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今、注目されている「AI-OCR」

AI-OCRを導入することで、紙に書かれた文字を見ながら手作業で行っていた入力業務が削減できるほか、紙書類のデジタル化の精度が上がり、従来では実現が難しかったデータの共有や活用にもつながります。AI-OCRとは何か、OCRとの違い、メリットについて解説します。

 

「AI OCR」とは？ 従来の「OCR」となにが違う？

「AI OCR」は、OCRにAI技術を融合させた新しい技術で「エーアイ　オーシーアール」といいます。

〈 AI 〉
Artificial Intelligence / アーティフィシャル・インテリジェンスの略称で、日本では「人工知能」と訳されます。
〈 OCR 〉
Optical Character Reader（またはRecognition）/ オプティカル・キャラクター・リーダー（または レコグニション）の略称です。
日本では「光学的文字認識」と訳されます。

OCRは、スキャナなどで読み込んだ画像データに、記載されている文字を抽出し、テキストデータに変換する技術のことです。AI技術を組み合わせることで、従来のOCRでは難しかった手書きの文字列や、非定型フォーマット文書の読み取りの精度が大幅に向上しました。あらゆるフォントや手書き文字、曲がったりぼやけたりした文字でも正確に認識し、より複雑な文字認識が可能になり、レイアウト解析精度も向上し、帳票フォーマットの設計をせずに、項目を抽出することもできます。

学習能力を持つAIは、使用するほどに認識精度が向上するという特徴もあり、多岐にわたる分野での業務改善の実現が期待されています。文書のデジタル化や手作業で行っていたデータ入力の自動化が可能な「AI OCR」は、作業の効率化や生産性を高めるツールとして注目されています。

 

「AI OCR」を利用するメリット

 

● メリット 1　手動でのデータ入力の作業時間が削減できる

紙の帳票をデジタルデータにするために、人間が読み取って文字に変換するデータ入力の作業が不要になります。「AI OCR」による読み取り処理は、1枚あたり数秒〜数十秒で完了するため、手動での入力よりスピーディーなデータ化が可能です。大幅な作業時間削減が期待でき、時間短縮で浮いた時間はその他の生産性を高める業務に使えるため、企業の売上貢献にもつなげられるでしょう。

 

● メリット 2　チェック業務の負担軽減

手動でデータ入力をする場合、見間違いや打ち間違いによる入力ミスが発生することもあり、品質を確保するために入力担当と確認担当、2人以上の人員でダブルチェックの負担がありました。「AI OCR」は、誤認識がゼロになるわけではありませんが、高精度で文字を認識するため人為的なミスを未然に防ぐ可能性が高く、2人以上の人員でダブルチェックをせずに、担当者が誤認識の確認と修正に注力でき、チェック業務の負担軽減につながります。

 

● メリット 3　データ管理や検索の利便性向上

紙の帳票をデジタルデータ化することで、従来のように紙の帳票をファイリングして保管する必要もなくなるため、保管スペースと手間を省くことができます。読み取り後のデジタルデータがあれば、膨大な書類の束の中から必要な1枚を時間をかけて探し出すようなことをする必要がなく、検索することですぐに見つけられます。「AI OCR」読み取りデータ化すると、データ管理や検索が容易になります。

 

● メリット 4　書類や文書のペーパーレス化

「AI OCR」をWebデータベースと組み合わせて活用すれば、ペーパーレス化を実現することも可能です。FAXは紙で出力するのではなく、受信した情報を「AI OCR」で読み取りデジタルデータ化するプロセスを構築すれば、ペーパーレスで一連の作業を完了させることができます。名刺も「AI OCR」で読み取りデジタルデータにすれば、整理や管理がしやすくなり管理の効率化が可能です。

 

● メリット 5　業務システムやRPAとの連携でさらに作業効率がアップ

「AI OCR」では、読み取った情報が何の項目か、業務システム入力に必要な情報は何かなども抽出、生成することができ、業務システム入力作業を大幅に効率化させることができます。こうした「情報の意味付け」ができるので、「AI OCR」と「RPA（Robotic Process Automation）」と連携することで、業務効率をさらにアップすることができます。「RPA」とは、従来、人が行っていた業務をソフトウェアロボットにより代行・代替することを表す言葉です。RPAと「AI OCR」を連携させることで、パソコンを使った作業の自動化に加え、文字データを自動で読み取りデジタルデータ化することが可能になりました。OCRと組み合わせることで、紙帳票からデータを抽出し、データ入力、集計・加工、出力といった一連の業務を自動化することが可能となります。

 

おすすめ「AI OCR」3選

福島リコピーがおすすめする「AI OCR」を3つご紹介します。

1：　Dynaeye 11
2：　勘定奉行クラウド AI-OCRオプション
3：　RICOH 受領納品書サービス（旧：RICOH Cloud OCR for 納品書）

 

● Dynaeye 11

オンプレミス型なので、安心・安全のセキュリティ
クラウドにデータをアップロードせずに、データはすべてクローズド環境で管理できるオンプレミス製品なので、個人情報を扱う業務でも情報漏えいのリスクなく利用可能です。「DynaEye 11」はインストールしたパソコン内でOCR処理を完結します。外部に情報を送る必要がなく個人情報の取り扱いなど高いセキュリティが求められる業務でも安心して利用可能です。

〈 3分でわかる　DynaEye 11 〉

 

● 勘定奉行クラウド AI-OCRオプション

証憑の自動読取・データ化・仕訳化
 AIが、請求書・領収書などの証憑に記載されている日付・金額・取引先等の情報を、95％以上の精度で読み取り自動でデータ化します。 そのデータをもとに仕訳を自動起票できるため、データをチェックするだけで業務が完結します。
– https://www.obc.co.jp/bugyo-cloud/kanjo

 

● RICOH 受領納品書サービス（旧：RICOH Cloud OCR for 納品書）

高精度OCRにより、手書き･活字の多種多様な受領納品書をデータ化
 毎日届く納品書のデータ入力に、ご苦労はありませんか？
「RICOH 受領納品書サービス」なら、納品書をクラウドにアップロードするだけです！
受領納品書は、取引先ごとに手書きや活字、紙質にサイズなど多種多様です。リコー独自のAI-OCR技術により、さまざまな形式・書式でも、即時に高精度で文字データ化し、業務のデジタル化に貢献します。また、ご利用のマスター情報をAIが学習することで、入力の負担軽減と合わせ業務の属人化も解消でき、さらなる工数削減も可能です。仕入情報のスピーディーな活用により、販売機会の拡大を可能にし、電子帳簿保存法やインボイス制度にもスムーズに対応します。受領納品書に伴う業務をトータルにご支援します。
– https://www.ricoh.co.jp/products/list/ricoh-delivery-slip-received-service
– https://www.ricoh.co.jp/service/cloud-ocr/special/delivery-slip/

 

「AI OCR」はさまざまなタイプや製品があるため、料金、精度、サポート体制などをしっかり比較検討する必要があります。「AI OCR」に関するお悩み・ご相談、ご質問やお問い合わせは、ぜひ福島リコピーへお気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。用途やニーズに応じて、適切に選ぶお手伝いをいたします。