RICOH 証憑電子保存サービスのご紹介

証憑とは？

証憑という言葉をご存じでしょうか。「しょうひょう」と読みます。
日常ではあまり使わない言葉ですが、経理や会計などのビジネスシーンではよく出てくる言葉です。

証憑は、請求書や領収書など「取引や契約が両者の同意をもって正式に交わされた」証拠となる書類（書面）を総称した言葉です。企業取引の真実性・正当性を証明するための書類を証憑といいます。企業が契約を結んだときや代金を支払ったとき・取引によって定められた義務を履行したときなどに発行される書類は、すべて証憑に該当します。わかりやすく「証憑書類」ということもあります。

証憑書類は、外部取引だけでなく社内で交わされた取引についても証憑書類として扱います。社員の履歴書や雇用契約書、給与支払明細書も証憑として扱われます。企業と社員の関係も労働契約が結ばれるため、取引の1つに数えられるからです。

税法や会社法では取引や契約内容に関する書類を「証憑書類」とし、適切な保存が義務付けられています。
証憑書類を作成することで実際に取引を行ったことを証明でき、取引の過程や結果を記録することが主たる役割です。
企業間取引や社員との間で何らかのトラブルが発生したときに、解決に向けて事実を証明する証拠となるのが証憑です。

証憑が確認されるのは、主に取引相手と取引の事実や内容について争いになったときや、税務調査が行われたときです。証憑を保管しておかないと、万が一トラブルが発生したときに事実の確認ができず正当性も主張できず、争いや調査が長引いたりします。無用なトラブルを防ぐためにも、保存は必要です。

 

RICOH 証憑電子保存サービス

クラウド型 証憑書類保存サービス「RICOH 証憑電子保存サービス」は、2022年1月施行の改正電子帳簿保存法に準拠した証憑電子保存サービスです。請求書などの証憑を、スキャナ保存要件や電子取引要件に準拠した、リコーがご提供するクラウドストレージに電子保存ができるほか、 法令要件で必要な「取引先名」「取引金額」「取引日」への索引付けは、リコーの入力代行サービスによって正確にデータ化できます。
＊：スキャナ保存要件および電子取引要件に対応

 

〈 RICOH 証憑電子保存サービスの特徴 〉

● 特長1：　様々な証憑を一元管理できる！
「RICOH 証憑電子保存サービス」は、請求書 / 納品書 / 領収書 / 見積書 / 検収書 / 注文書など複数証憑の保存に対応します。
様々な証憑をクラウド上で一元管理することができ、過去の証憑の閲覧・検索も簡単です。
※今後、バージョンアップによりその他の証憑に関しても保存対象を予定しております。

● 特長2：　真実性の確保にお役立ち　月々3,000円＊から運用可能
「RICOH 証憑電子保存サービス」は、初期費用を抑えてスタートが可能です。電子帳簿保存法スキャナ保存・電子取引要件に必要な検索項目をお客様でご入力される場合は、月々3,000円（消費税別）のみです。アップロード後はクラウドサービス上での訂正削除ができないため、複雑な社内規定の作成や厳重な管理を必要とせず、電子帳簿保存法の真実性の確保が可能です。
＊消費税別、RICOHクラウドアプリケーションスタートパックが別途必要です。
＊スキャナ保存要件・電子取引要件に対応。

● 特長3：　可視性の確保にお役立ち　高精度＊1な入力代行をご提供します！
電子帳簿保存法に対応した電子保存をする際は、「取引先名」「取引金額」「取引日」の3つの項目の入力が必要です。
「RICOH 証憑電子保存サービス」は、検索項目の入力代行サービス＊2をご用意しています。
＊1 精度実績99.9%（リコー調べ。請求書、納品書の実績値）
＊2 入力代行サービスのサービスレベル目標は以下のとおりです。
・精度99.9%をデータ化目標とします。
・受付日の翌営業日から起算して5営業日以内に対応完了するように努めます。

 

〈 課題解決・電子取引の保存方法 〉

電子取引の保存で、専用のサービスを利用しない場合と「RICOH 証憑電子保存サービス」をご利用いただいた場合の課題解決をご紹介します。

● 1：　事前の準備
課題：　改ざん防止・入力ルールの社内調整 / 事務処理規定(社内規定)の作成・準備
解決：　社内規定サンプルを契約時にお渡し / サンプルでかんたんに社内規定を作成


● 2：　真実性の確保のために
課題：　準備した社内規定を徹底した電子保存をする
承認を受けた社内文書は取引データと共に保存し、社内規定に沿った運用は大変です。やむを得ない理由により保存する取引データを訂正または削除する場合は、内容を社内で記録し、事後に履歴の確認作業が行えるよう、法定期間は保存しておく。

解決：　社内規定に沿って、訂正削除せずアップロードして保存 簡単にアップロードが可能です。アップされたデータは削除・訂正ができないので複雑な運用も不要です。 社内規定に沿って保存された証憑は、削除が出来なくなるため改ざんすることが出来ません。

● 特長3：　可視性の確保のために
課題：　「取引日」「金額」「取引先」の入力を行う
取引データのファイル名を手入力で変更し、エクセルで1件ずつ入力作業し索引簿を作成する。
解決：　入力代行を使えば規定3項目の入力は不要*です。様々な条件検索が容易にできます。
＊お客様自身で入力する場合は「取引日」「金額」「取引先」の入力を行います。

 

「RICOH 証憑電子保存サービス」をおすすめする4つの理由

● 1：　証憑の電子保存業務におすすめ
手軽に月額3,000円＊1から「電子帳簿保存法」＊2対応
改正電子帳簿保存法（令和4年1月施行）により、電子で送受信した証憑の電子保存が原則義務化されました。「RICOH 証憑電子保存サービス」は、まず法令対応が急務のお客様に「ぴったり」の、電子帳簿保存法に特化した電子保存のサービスです。
＊1 消費税別、初期費用として「RICOH クラウドアプリケーションスタートパック」5,000円（消費税別）が別途必要となります。
＊2 電子取引要件・スキャナ保存要件に対応

● 2：　受領請求書の処理業務におすすめ
受領請求書業務の効率化と「インボイス制度」に対応し、業務を変えず「電子帳簿保存法」＊にも対応
「RICOH 受領請求書サービス」では受領した請求書を簡単に文字データ化し、仕訳・支払データ作成やインボイス制度対応の負荷を最小限に。さらに「RICOH 証憑電子保存サービス」との連携で電子帳簿保存法に則った*一元保存が可能になります。受領請求書の処理を効率化しつつ、電子帳簿保存法に対応したいお客様に「ぴったり」です。
＊電子保存オプションのみ

● 3：　見積書・請求書の発行・送付業務におすすめ
「MakeLeaps」で発行・送付した見積書や請求書などの証憑を、ワンクリックで「RICOH 証憑電子保存サービス」に保存。発行証憑はPDFファイルに様々なデータを付加し、保存時の検索項目の入力は不要です。証憑の作成・送付業務の効率化やインボイス制度対応に加えて、発行・受領ともにスムーズな電子帳簿保存法対応と一元管理を行ないたいお客様に「ぴったり」お応えします。
＊電子取引要件・スキャナ保存要件に対応

● 4：　証憑の受領・発行業務全般におすすめ
デジタルで売り手・買い手双方の業務効率化と「インボイス制度」「電子帳簿保存法」＊に一気通貫で対応
「RICOH 証憑電子保存サービス」「RICOH 受領請求書サービス」「MakeLeaps」を「つなげて」、売り手・買い手の最小限の業務フロー変更でインボイス制度や電子帳簿保存法に対応できます。さらに、OCRによる文字データ化やワンクリック送付により、業務プロセスが効率化。法令に対応しつつ、経理業務全体を効率化したいお客様に「ぴったり」です。
＊電子取引要件・スキャナ保存要件に対応

 

証憑書類は、企業の取引を正しく記録し管理する重要なものです。「RICOH 証憑電子保存サービス」を利用することで、請求書 / 納品書 / 領収書 / 見積書 / 検収書 / 注文書など複数の証憑の保存に対応し、クラウド上で一元管理することができ、過去の証憑の閲覧・検索も簡単です。源泉徴収票を電子交付することで手間が一気に短縮されるだけではなく、人的ミスも抑えられ、よりスムーズかつ正確に行うことができ、業務を大幅に効率化する事ができます。
業務を大幅に効率化する電子化を検討してみてはいかがでしょうか。「RICOH 証憑電子保存サービス」についてのご相談やご質問・お問い合わせは、ぜひ福島リコピーへお気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。

 

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