給与明細の電子化によるメリット・デメリット
給与明細の電子化とは
給与明細の電子化とは、給与計算を行ってまとめたデータを電子ファイルとして扱うことをいいます。従来は紙で従業員に渡していた給与明細を、最近は電子化を進める企業が増えてきています。給与明細のWeb化によって、電子メールやPDF、クラウドなどの電子データに変換して従業員に交付し、従業員は自分のPCやスマートフォンから給与明細を確認できるようになります。
2006年に行われた税法改正により、2007年1月1日以降、給与の支払明細書や源泉徴収票の電子交付が可能になりました。
一定の要件の下で書面でなく「電磁的方法」により交付することができるようになっています。
法律で認められている「電磁的方法」には以下3つの方法で交付するように定められています。
- 1. 電子メールで交付する
- 2. Web上で閲覧できるようにする
- 3. フロッピーディスク、MO、CD−ROM等の磁気媒体等に記録して交付する
会社にとってのメリット・デメリット
会社にとってのメリット・デメリットについて解説します。
〈 会社にとってのメリット 〉
● メリット 1： コスト削減につながる
ペーパーレスになり、紙や印刷代、郵送代などが不要になり、給与明細の交付にかかる費用を大幅に削減できます。印刷した明細書の封入や切手貼り、投函作業などの作業も簡略化・短縮できることで、その業務に費やしていた人件費も結果として削減できます。
電子化することで、紛失・過去分の再発行や過去の検索の手間の軽減など管理者の負担を減らすことにつながり、管理・費用の削減も実現できます。さらに、書類の保管場所も不要となるため、オフィスのスペースを有効に活用できます。
● メリット 2： 作業精度・業務効率を向上できる
人の手でデータを管理や作業をしていると、気をつけていても配布ミスや給与データの転記ミスなどが発生してしまう場合もあります。
給与明細の電子化を行えば、計算ミスや入力ミス、封入ミスや配送ミスといった人為的なミスを削減でき、システムによる自動計算が行われるため、精度の高い給与明細を作成できます。
正社員とアルバイトなど給与支給日の異なる従業員が混在する場合にも、最小限の手間で交付できるので業務負担も軽減されます。
電子化された給与明細は、メールや専用システムを用いてスピーディに交付できるので、手渡しの手間がなくなるほか、従業員に交付されるまでの時間も大幅に短縮されます。
● メリット 3： 紛失リスクの軽減
紙で発行すると、受け取った後に本人が紛失させてしまう可能性がありますが、電子化すると電子データで確認することになるため、紛失のリスクはなくなるでしょう。電子化されていれば、長期保管する際に起こり得るデータの改ざんや紛失と言ったリスクも軽減できるでしょう。
〈 会社にとってのデメリット 〉
✖ デメリット 1： システム導入に伴うコスト
給与明細の電子化を導入するにあたって、相応のコストや手間がかかる点に気をつけなければなりません。
初期費用に加えて、システム利用料などの月額利用料が発生したり、従業員が増えればその分規模の大きさに相応しいシステムを選ぶ必要もあります。
データの管理方法やシステムの運用方法なども含め、従業員教育コストも必要となりますので、導入によってかかるコストもあらかじめ確認しておきましょう。
✖ デメリット 2： 情報漏洩・データ改ざんのリスク
紙の給与明細でも紛失や元のデータが流出するといった情報漏洩リスクはありますが、給与明細の電子化でデータで管理する以上、新たに脅威となるリスクにも備えなければいけません。給与明細は従業員の大切な個人情報です。基本的な情報セキュリティ対策に労務担当者が理解を深め、情報漏洩やデータ改ざんなどが起こらないよう十分な配慮が必要になります。 さらに、給与明細作成で利用する端末のセキュリティ対策や、利用するシステムやクラウドサービスが十分な情報セキュリティ対策を施しているかなども確認し、ウイルスや不正侵入への対策の他、社内の管理ルールもしっかりと定めておく必要があります。
従業員にとってのメリット・デメリット
従業員にとってのメリット・デメリットについて解説します。
〈 従業員にとってのメリット 〉
● メリット 1： 時間・場所を選ばず確認できる
紙の給与明細は、実物がなければ見ることができませんが、電子化された給与明細であれば、インターネット上でいつでもどこからでも確認できます。またクラウド上で管理しておけば、ファイルを確認できるインターネット環境さえ整えられれば、パソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまな端末から、自分の好きなタイミングで閲覧することができます。
● メリット 2： 紛失の防止・管理の負担軽減
紙の給与明細の場合、長く働いていればそれだけ書類は溜まっていき、紛失や棄損のリスクがあります。毎月溜まっていくため、該当の明細書を探して確認するためには手間と時間がかかってしまったり、収納や管理の手間が発生する保管場所の問題もあります。
電子化された給与明細であれば、データとして管理できますので紛失の心配や、保管の場所や管理に気を配る必要がありません。
〈 従業員にとってのデメリット 〉
✖ デメリット 1： 確認できない場合がある
パソコンやスマートフォン、タブレットなどデバイス（端末機器）を持っていないと、電子化された給与明細を確認することができません。
持っていない場合は、会社のPCで閲覧するか、紙に印刷することになり、かえって手間がかかります。また、過去のすべての給与明細が永年保存され続けるとは限りません。保存期間が設けられている場合は、PDFファイルなどのデータをこまめに保存しておく必要があります。
✖ デメリット 2： 紙の給与明細が必要なとき申請が必要
住宅や車の購入の際に収入証明書類として給与明細の提示を求められることがあります。そのような場合は、会社（担当者）に依頼する手間が発生します。
給与明細を電子化する注意点
■ 従業員から同意を得る
電子交付の条件として、従業員からの同意取得が必要です。所得税法231条において、「従業員の承諾を得れば電子化されたデータにより提供できる」と定められているため、従業員に対して電子化による目的やメリット、セキュリティに関する注意点などを説明をおこない、必ず従業員の承諾を得ることが必要となります。承諾に関しては、所得税法で「電磁的方法又は書面で承諾を得ること」とあります。従業員が同意したことを証明できる同意書を作成する必要がありますので、注意しましょう。
■ 既存の給与計算システムとの相性
給与明細を電子化するなら、専用のシステムを導入し、既存の給与計算システムから給与データを取り込む必要があります。連携が可能なシステムであれば、導入によってさらに業務効率の向上が期待できますが、システムが連携できない場合、あまり業務の効率化が実現できない可能性があります。無料トライアルや無料体験版、無料プランなどを利用して、事前に相性を確認しておくと安心でしょう。
紙の給与明細は、保管に手間がかかるだけでなく紛失のリスクもあるため、企業・従業員双方にとってデメリットになります。給与明細の電子化に成功すれば、コスト面、管理面でも大きなメリットがあるだけでなく、従業員の利便性も向上するでしょう。管理する側と、受け取る側の両方を考えて、どのようなシステム導入が良いか検討し、職場の業務改善を進めてみてはいかがでしょうか。
給与明細を電子化についてのご相談やご質問・お問い合わせは、ぜひ福島リコピーへお気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。
