電子化で小規模事業者が注意すべきポイント

2024年1月より「電子取引データ保存」が義務付けられます

電子帳簿保存法は2021年度に改正が行われ、2023年12月31日までは、電子的に取引した請求書や領収書をプリントアウトして、税務調査等の際に提示または提出ができるようにしていれば問題ないと、電子取引のデータ保存の義務化についての宥恕（ゆうじょ）期間が設けられていました。

2年間の宥恕（ゆうじょ）期間を経て、2024年1月1日から「電子取引データ保存」に対応し、紙で保存することが出来なくなります。会社の規模に関係なく個人事業主も含めて、すべての事業者がこの制度改正の対象になります。法令を遵守しこの制度改正に対応しなければなりません。

電子帳簿保存法にもとづく「データ保存」とは、以下の3種類です。

 

データ保存3種類のうち「1. 電子帳簿等保存」と「2. スキャナ保存」は任意ですが、改正により「3. 電子取引データ保存」が義務付けられました。

取引先とデータでやりとりした書類をプリントアウトして保存している場合は、2024年1月1日から紙で保存することが出来なくなり「電子取引データ保存」に対応していくために、すみやかにデータ保存に移行しなければなりません。

 

どのように電子化するの？

1. 電子帳簿等保存（ 任意 ）
会計ソフト等パソコンを使用して、電子で作成した帳簿や書類を、印刷せずに電子データのまま保存する。
2022年1月1日以降は、税務署への事前の手続きが不要になりました。

2. スキャナ保存（ 任意 ）
紙で取引したものを、スキャナで読み取り、画像データ化して保存する。
電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たして電子保存をすれば、スキャンした紙の取引関係書類を、保存しておく義務がなくなりました。

3. 電子取引データ保存（ 2024年1月1日から義務化 ）
メールやインターネットを介してやり取りした電子取引情報を、データとして保存する。
データを印刷して保存することは、不可となる。

 

スキャナ保存すべき電子データとは？

国税庁パンフレット「電子取引データの保存方法をご確認ください」より、保存すべき電子データは以下の通りです。

 

スキャナ保存のポイント

スキャナ保存は、重要書類と一般書類に区分され、それぞれ要件が異なります。

 

具体的な要件には、入力期間の制限、一定水準以上の解像度による保存、タイムスタンプの付与、検索機能の確保などが該当します。
特に重要書類については厳しい要件が設けられています。

要件の一例

「入力期間の制限」と同様に「タイムスタンプの付与」も、原則的に書類を受領又は発行したら、最大2か月とおおむね7営業日の間に記載事項の入力と、タイムスタンプの付与を行わなくてはなりません。

 

国税庁パンフレット「電子取引データの保存方法をご確認ください」より、保存方法は以下の通りです。

 

これまでは要件が厳しくスキャナ保存の導入に踏みとどまっていた企業も多いと思いますが、2022年1月の電子帳簿保存法改正によりさまざまな要件が緩和・廃止され、スキャナ保存を導入するハードルが下がっています。スキャナ保存を導入することでコストの削減・効率化の向上などメリットがありますが、場合によっては、これまでよりも非効率になってしまう場合もあります。 スキャナ保存の対象になる書類の電子化は必須ではありませんので、業務フローに組み込んでも問題ないか、タイムスタンプ機能などスキャナ保存に対応したシステムの導入を進めてもよいか、十分に導入を検討が必要になります。

なお、帳簿書類のデータによる保存は、一部分でもデータで保存することも認められています。スキャナ保存を実行する際は、一度に全ての帳簿書類を電子化するのではなく、データで保存する対象範囲を限定し段階的に電子化の検討を行うこともできます。まずは一部の書類から段階的に電子化を進めたほうが負担も少なく実行しやすいと思います。

今後、あらゆる分野でデジタル化・電子化がすすんで進んでいくことは避けられません。 スキャナ保存についてのご相談やご質問・お問い合わせは、ぜひ福島リコピーへお気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。