福島リコピー大規模イベント いよいよ開催間近！

今年も 福島リコピーがお届けする、お客様の課題解決にお役立ちできる、

大規模展示会を開催いたします。

 

≪開催日≫ 福島会場 2月20日(火)    会津会場 2月22日(木)

 

イベント詳細は下記リンクより該当ページにて公開中！

ぜひ足をお運びください。

 

イベントページはこちら

「参考」と「参照」は似たような意味の言葉ですが、言葉の意味が曖昧で、どの言葉を使えば正しいか迷うこともあります。
それぞれの言葉の意味や違い、正しい使い方や注意点について解説します。

 

■ 「参考（さんこう）」とは？意味と使い方

参考とは、他人の意見や他の資料などを引き合わせて、自分の考えを決める手がかりにすること、または、そのための材料です。何かの情報や意見を元にして、自分の考えやイメージを発展させた場合には、参考を使用します。

前者の意味の場合は「お客様アンケートのご意見を参考に、サービス向上に努めてまいります」や「提案いただいた内容を参考に、検討させていただきます」などと使います。後者の意味の場合は「ご参考までに資料を添付いたします」や「ご参考になれば幸いです」、「おすすめいただいた本、とても参考になりました」などが、参考を使った一般的な言い回しです。

 

 

■ 「参照（さんしょう）」とは？意味と使い方

参照とは、照らし合わせて参考にすることを意味しています。ある物事を、他の物事と照らし合わせ、両方を比べて確かめることをいいます。参照という言葉は、参考にするという意味合いを含んでいますが、照らし合わせる対象は、主に文献やウェブのあるページや文章、グラフ、図など、明確に形として存在する情報で、参考の言葉の意味のように「他人の意見」は含まれていません。

「詳しいデータは、こちらの資料を参照ください」や「御見積内容の詳細は、添付資料をご参照くださいますようお願い申し上げます」などが、参照を使った一般的な言い回しです。

 

「参考」と「参照」について、それぞれの言葉の意味や使い方、注意点など解説しました。
似たような意味ですが、照らし合わせる対象が異なることや。そのほかにも微妙に違います。
それぞれビジネス上でよく使う言葉ですので、意味を理解したうえで、正しい使い方をするようにしましょう。

 

NASは精密なハードウェアですので、突然の問題が出るケースがあります。今回は「NASのトラブル」の対応方法について紹介します。

NASとは、ネットワーク（LAN）上に接続することができるハードディスクです。ネットワークに接続されたハードディスク（HDD）やSSDなどの記憶装置という意味で「Network Attached Storage」の文字から、NAS＝ナスという略称で呼ばれます。NASと聞いて理解できる方は、社内ネットワーク上の共有のハードディスクを利用する環境の方です。

外付けHDDとNASの違いは、外付けHDDは他のパソコンと同時利用はできませんが、NASは同時に利用ができます。NASはネットワーク上に接続されていますので、ネットワークを利用したパソコンで共有してハードディスクを利用できます。オンライン上の共有フォルダと同じように、NASと同じネットワーク内で接続されているパソコン同士で共有フォルダにデータを保存・ファイル共有が可能です。

【 症状 1 】NASの電源が入っていない
対応方法：　NASの電源を確実に入れることで解決。NASを導入している企業では無停電装置を同時導入していることが多く、無停電装置の問題で電源が供給されていなかったので直接電源を投入で解決。

【 症状 2 】NASをパソコンが認識していない
対応方法：ネットワーク障害やネットワークの設定の場合は、設定を変更することで認識できる。

【 症状 3 】パソコンを新しく購入したらNASへ接続できなくなった
対応方法：NASの設定を行うことで、NASを認識できるようになる。

【 症状 4 】パソコンを確認すると「アクセスが拒否されました」とエラーメッセージが表示される
対応方法：NAS本体を確認したところパネルにエラーコードが表示されています。マニュアルを確認し、エラーコードへの対応方法で解決できる場合もあります。

【 症状 5 】NASから警告音が出ている
対応方法：マニュアルを確認し、警告音への対応方法で解決できる場合もあります。

【 症状 6 】NASが変な音がする
対応方法：NASが物理的に故障している可能性が高いので、福島リコピーへ相談する。

 

今回は、NASのトラブルや対応方法について紹介しました。NASについての心配事やお困りになられていること、自社で解決することが難しい場合は、福島リコピーの担当者へお気軽にご連絡・ご相談くださいますようお願いいたします。

NASに詳しくない方が対処しデータを消してしまった、という大きな問題も過去にありました。また、NAS内のハードディスクの入替を行い、初期動作でハードディスクの初期化が自動で動いてしまい、大切なデータが消えてしまったというトラブルもありました。

さらに、NASの掃除をしていないため埃などがハード内に入って故障してしまったケースもありました。NASの排熱ファンは後ろ側にあり、吸引がNAS本体の隙間からの場合、埃が原因で故障という事例もありました。

突然のトラブルや故障を考え、NASのバックアップ等をどう行うかを考え、対策しておくことが大切です。
NASの導入やトラブル、トラブル前の対処方法のご相談は、福島リコピーへお気軽にご相談ください。

 

現代の中小企業に求められるセキュリティ対策は、従来に比べより高レベルな対策が求められています。 企業のセキュリティリスクの認識を高め、サイバー攻撃に対する認識を改めて持つ必要があり、その中の対策のひとつとして、UTMを紹介します。

 

1.　現代のサイバー攻撃の標的

大企業よりも中小企業をターゲットにしており、被害を受けている内容がサプライチェーン攻撃が多い。

〈 多様化し破壊力を増すサイバー攻撃 〉

 

〈 なぜサイバーセキュリティ対策は経営課題か 〉

 

〈 サイバーセキュリティ経営ガイドライン実践のプラクティス 〉

 

2.　中小企業や自治体も標的に！ 気づいてからでは手遅れです

もはや大企業だけの問題ではないネットワーク上の脅威は、無差別な攻撃に加え、ネットワーク管理体制の弱点を狙い、標的を絞るなど一段と多様化・巧妙化しています。

 

顧客情報や設計図 / 知的財産情報などの経営資源 / マイナンバーなどの個人情報を、システム破壊を伴わず密かに情報を盗み出し、情報流出が判明して初めて被害に気がつくケースもあります。

 

3.　企業のネットワークを総合的に管理するセキュリティツール「UTM」

さまざまな脅威への個別の対策は、手間とコストの増大につながります。多様化・巧妙化するネットワークの脅威への包括的対策にお悩みのお客様に、UTMによるトータルなセキュリティをリコーがワンストップでご支援します。

 

このような課題に有効な手段となるのが、トータルなセキュリティ機能を備えたUTM*機器です。

*UTM（Unified Threat Management）統合型脅威管理： ルーター/ファイアウォールと複数のセキュリティ機能を1台の機器に統合し、インターネットとの境界で、社内ネットワークを様々なセキュリティ上の脅威から防御する。

 

4.　RICOH ゲートウェイセキュリティパック

「RICOH ゲートウェイセキュリティパック」は、ルーター/ファイアウォールにさまざまなセキュリティ機能を統合したUTM機器の導入・設置から、24時間365日のフルタイム保守まで、ワンストップでご支援し、手間をかけずにセキュア（安全・安心）なネットワーク活用を実現できます。

 

 

サイバー攻撃、セキュリティ対策に関するお悩み・ご相談、ご質問やお問い合わせは、ぜひ福島リコピーへお気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。福島リコピーは、セキュア（安全・安心）なネットワーク環境の構築をお手伝いいたします。

セキュリティ対策に興味がある方は、下記の簡単セキュリティ診断アンケートにお答えください。
〈 5分で回答！セキュリティ診断アンケート はこちら 〉

 

しばらくやり取りしていなかった相手に「お久しぶりです」と挨拶をしますが、目上の人に対して使っていいか迷うこともあります。何気なく使っていることもある「お久しぶりです」の使い方と注意点について解説します。

 

■ 「お久しぶりです」の意味

「お久しぶりです」は「久しぶり」の丁寧語ですので敬語になります。
2～3か月くらいの期間、会っていなかったり、連絡をとっていなかったりした相手に挨拶として使う言葉です。

 

目上の人にも使える表現ですが、親しい関係ではない場合、少しくだけた印象の挨拶と受け取られる可能性があります。「久しぶり」や「お久しぶりです」は、部下や同僚、親しい相手に使うことをおすすめします。

「久しぶり」には、相手に対して「長く連絡せずに申し訳ない」という気持ちが伝わらない可能性もあります。目上の人や取引先には「ご無沙汰しております」を使った方がよいでしょう。

 

■ 「ご無沙汰しております」の意味

ビジネスシーンにおいて、敬語として使用する場合は「お久しぶりです」ではなく、「ご無沙汰しています」が使われることが多いです。

「ご無沙汰しております」の「無沙汰」には、以下の意味があります。

 

「ご無沙汰しております」は「無沙汰している」の謙譲語になります。謙譲語は自分がへりくだることで相手を立て、敬意を表す敬語ですので、丁寧でかしこまった印象を与えます。

接頭語の「ご」を付け、「無沙汰している」の「している」を「しております」と謙譲表現を用いることで、連絡できずにいてすみませんと謙虚な姿勢を表します。

ビジネスシーンでは丁寧語の「お久しぶりです」より、謙譲語の「ご無沙汰しております」を使うことをおすすめします。

 

■ 「ご無沙汰しております」の使い方・例文

上司や恩師、取引先など、目上の方から「久しぶり」と言われたら、「ご無沙汰しております」と答えるとよいでしょう。「ご無沙汰です」や「ご無沙汰しています」は謙譲語ではありませんので、使い方に注意が必要です。

「ご無沙汰しております」も、2～3か月くらいの期間、会っていなかったり、連絡をとっていなかったりした相手に使う言葉です。

 

半年から1年以上の長期間、連絡をとっていなかったり、会っていない場合は「ご無沙汰しております」の前に「大変 / 長い間 / 長らく」などの言葉をつけて、程度を強調してもよいです。「ご無沙汰しております」にはお詫びの意味が含まれていますが、連絡をとれなかったことを謝りたい場合は「大変、ご無沙汰しており申し訳ございません」とお伝えし、連絡ができていなかった理由などを添えるとよいでしょう。


「お久しぶりです」と「ご無沙汰しております」について、それぞれの言葉の意味、注意点など解説しました。
ビジネスシーンでは「ご無沙汰しております」を使うことが無難ですが、それぞれの言葉の意味を理解することで、相手との関係性や使う場面によって使い分けが的確に判断でき、正しく使えます。
ぜひ、ひとつの参考にしていただき、相手に失礼がない円滑なコミュニケーションに役立てていただけましたら幸いです。

 

2024年2月20日・22日に「福島リコピーフェア 2024」を開催いたします。福島の企業様向けのビジネスツール大展示会イベントです。最新のビジネスアイテムや、業務効率化を図れる画期的な情報を提供いたします。

「福島リコピーフェア 2024」は、昨年に続きオフラインで開催いたします。いま注目の「法改正対策セミナー」や「最新のシステム」を体験することができるイベントです。

 

1：　イベント詳細

DX化・AI・デジタル・業務効率化・業績UP・働き方改革 

近年のトレンドを網羅した最新展示に触れることができるイベントです。

またセミナーやハンズオン体験会など、注目度の高いコンテンツが目白押し！

ぜひご来場いただき、皆様のお仕事にお役だてください。

 

2：　コンテンツ

出展ブース および セミナーの詳細は下記リンクよりご覧ください。

202402福島リコピーフェア 出展ブース詳細はこちら

202402福島リコピーフェア セミナー・ハンズオン体験会詳細はこちら

ハンズオン体験会　受付状況

	福島会場	会津会場
OBC奉行クラウド体験 勤怠管理　10:00~11:00	〇	〇
OBC奉行クラウド体験 経理DX　13:30~14:30	〇	〇
OBC奉行クラウド体験 労務手続　14:30~15:30	〇	×
Kintoneハンズオン 10:00~10:45	×	×
Kintoneハンズオン 13:30~14:15	×	×
Kintoneハンズオン 14:30~15:15	〇	〇

3：　開催日時・場所

〈 福島会場 〉
2024年2月20日(火)　10:00〜17:00
ウィル福島 アクティおろしまち（福島県福島市鎌田字卸町10-1）
● 公式サイト：　http://will-fukushima.com/

〈 会津会場 〉
2024年2月22日(木)　10:00〜17:00
アピオスペース（福島県会津若松市インター西90）
● 公式サイト：　https://www.apio.or.jp/

 

4：　お申込み方法・申込期限

WEB申込受付中。

下記リンクよりお申し込みくださいませ。

こちらよりお申し込みください

 

 

 

 

イベントレポート

前回の福島リコピーフェア

 

● 過去のイベントレポートは こちらをクリック！
2023年「地域も企業もどっちも元気に！福島リコピー55th大展示会」

さまざまな労働環境の問題を改善するために、大企業や中小企業を対象に働き方改革関連法（働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律案）は、2019年4月から順次施行されています。

 

ワークライフバランス（仕事と生活の調和）の実現に重きを置いたこの法改正の内容は、本ブログで紹介しましたとおり、建設業界に与える影響は計り知れません。5年間の猶予規制が解除される2024年4月1日以降から適用されます。対策の方法のひとつとして「勤怠管理」が注目されています。

 

1.　勤怠管理とは

勤怠管理とは、企業や事業所が社員の出勤時間や退勤時間、欠勤や休憩、休暇、遅刻、早退などの労働状況を正しく把握して、労働基準法や会社の就業規則を守った労働ができるように管理することです。勤怠管理では、大きく分類して「労働時間」と「休憩時間」を管理します。

 

〈 労働時間とは 〉

労働時間は「法定労働時間」と「所定労働時間」があります。

 

法定労働時間を超えて働いた場合は「時間外労働」、労働時間が深夜であれば「深夜労働」、法律が定める休日に働いた場合は「休日労働」となり、労働基準法では原則禁止となっています。ただし、労使協定によって割増賃金を支払うことで、一定時間までは労働させることが例外として認められています。

 

〈 休憩時間とは 〉

休憩時間は、労働基準法で「労働時間が6時間を超える場合少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間を労働時間の途中に与えること」と定義されています。使用者は「休憩時間を自由に利用させなければならない」と定められています。労働者が休憩時間中に外出することも原則自由です。「電話番」など、休憩時間中になんらかの労働を任せている場合、厳密には休憩時間になりません。このように休憩時間は労働時間とは切り離された状態です。

企業は「1日8時間、週40時間」の法定労働時間が適正に守られているか、それに応じて正しい賃金を従業員に支払えているか、常に把握しておく義務を負っています。（労働基準法第32条）業務から離れる休憩時間に対しては、企業は賃金を支払う必要はありません。しかし、労働時間に応じた適切な休憩時間を与えずに働かせている企業には、6か月以下の罰金が科されることもあります。勤怠管理において「労働時間」なのか「休憩時間」なのかが判断しづらいグレーゾーンもあります。

● 厚生労働省　労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（以下「ガイドライン」）
https://www.mhlw.go.jp/kinkyu/dl/151106-06.pdf

ガイドラインの「労働時間の考え方」では「使用者の明示または黙示の指示により、労働者が業務に従事する時間は労働時間に当たること」と明記されています。これは参加することが業務上義務づけられている研修・教育訓練の受講や、使用者の指示により、業務に必要な学習等を行っていた時間は労働時間に該当すること、ということです。

適切に休憩時間を与え、適切に労働に従事していることを示すためにも、勤怠管理によって適正に把握することが求められています。

 

2.　タイムカードと勤怠管理システムの違い

出退勤時刻の記録をする勤怠管理といえば、タイムレコーダーと紙のタイムカードを使用した管理を行っている中小企業が多いですが、労働基準法の改定や働き方の多様化、IT技術の進んだ現代では、社員の出退勤情報を自動で記録できる「勤怠管理システム」が、一般的となりつつあります。

勤怠管理システムには大きく分けて「打刻方法・出退勤時刻の記録」、「集計方法」、「給与計算システムへの連携」の3つの機能があり、勤怠管理にまつわる一連の業務効率化に役立つシステムです。

 

 

 

従業員の勤怠管理を紙の出勤簿やタイムカードでおこなう方法は、コストが安く、使用や管理が簡単というメリットがありますが、保管に手間とスペースがかかることや、打刻漏れや不正打刻のリスクなど、デメリットがある点も無視できません。

最新の勤怠管理は、打刻処理を身近な携帯やパソコンから行うことで、管理部がパソコン画面上で勤務時間を把握できるので、時間外労働を超えることがないように確認することが出来たり、スケジュールの管理やワークフローの機能などがついていたりと、勤怠管理をしつつ他の業務の効率化を図ることが可能です。また、場所を問わず携帯電話で打刻ができるため、打刻忘れや有給申請、早退、遅出などの申請関係も、勤怠管理システムで対応し業務の効率化を図れます。


勤務形態の多様性がある現代のビジネスシーンでは、ITを活用する勤怠管理システムの利用をおすすめします。 勤怠管理の効率化、現状をなんとかしたいと考えているご担当者様、ぜひ福島リコピーにご相談ください。

 

新年を祝う言葉に「新年 明けましておめでとうございます」がありますが、この言葉は間違いだといわれています。丁寧な言い回しのようですが、「新年」と「明けまして」の組み合わせに問題があるそうです。新年の挨拶について解説いたします。

 

■ 間違いといわれる理由

「新年」と「明けまして」は以下の意味があります。

 

「新年」には「年が明ける」という意味が含まれているため、「明ける」という言葉が重複していることになります。言葉の意味から2つの単語が一緒になることは「重複・二重表現」になるため間違いといわれており、「新年おめでとうございます」または「明けましておめでとうございます」が正しいとされています。より丁寧な言い回しにしたい場合は「謹んで新年のお慶びを申し上げます」または「謹んで新春のご祝詞を申し上げます」などがあります。

一方、「新年 明けましておめでとうございます」は、年始の挨拶の慣用として広く使われていることから完全な間違いではない、という考え方もあります。気になるか気にならないかは、人によってさまざまです。間違い・間違いではないという、それぞれの考え方を理解したうえで、どの言葉を用いて新年のお祝いを伝えるか注意が必要です。

 

■ 「明けまして おめでとう」は、いつまで？

「明けまして おめでとうございます」が使える期間は、一般的には「松の内」までです。
関東は1月7日まで、関西は1月15日まで、となります。

取引先の仕事始めがいつからか、事前に確認しておくことが大切です。ビジネス上での仕事始めの挨拶は「あけましておめでとうございます。本年もどうぞよろしくお願いいたします。」が適当です。明るくはっきりお伝えすると、お互いに気持ち良いスタートができます。

「松の内」以降のご挨拶になってしまう場合は「本年もどうぞよろしくお願いいたします。」のみで構いませんが、新年のご挨拶は遅くなるほど失礼にあたりますので、計画的に行いましょう。

 

■ 年賀メールを送る場合の注意点

新年の挨拶をメールで行う方は、年々増えてきています。
年賀メールは失礼と感じる方が一定数いますが、相手との関係性に応じて年賀状とメールを使い分ければ問題ありません。 ただし、相手から年賀状をはがきでもらった返事を、メールで済ませるのは基本的には避けた方が無難です。

メールでのやり取りが頻繁で、親しい間柄といえる仕事関係の方などは年賀メールでご挨拶してもOKです。メールで新年のご挨拶をする場合、最低限おさえておきたいポイントを紹介します。

 

新年の挨拶について解説しました。新年の挨拶は1年の始まりです。相手に対する配慮や心構えとして、気配り・気遣いが大切になります。
より良い仕事をするために、気持ちの良い挨拶をして、お互いが晴れやかな気持ちで新年を迎えられるようにしましょう。

 

パソコンを利用してインターネットや複合機を利用されていますが、機器を使っているとさまざまなトラブルが発生することがあります。そのようなトラブルの原因や解決方法について、ひと月に1回ほどご紹介してまいります。会社だけではなくご自宅でのトラブルにも応用できることもありますので、ご参考にしていただけますと幸いです。今回は、メール受信ができなくなった際の対策を紹介します。

 

このようなトラブル事例は意外と多く発生しますが、発生原因は1つだけではありません。さまざまな原因があり、対処方法もそれぞれ異なります。まずは「パソコンは問題がない」ということが前提で、これまでに解決できた内容をご紹介します。

 

1.　受信サーバーの容量が満杯で 受信できなくなった場合

メール送信後、送信者に「メールボックスがいっぱいです」または「mailbox is ful」というメッセージが戻ってきてしまうと、送信相手にメールが送れていません。これは 受信者の Outlook 受信サーバーのメールボックス容量が満杯になっているため、あらたなメールを受信できなくなった状況です。

Outlook 設定にて「サーバーにメッセージのコピーを残す」と設定していると、受信してもサーバーにはメールのコピーが残り、蓄積していきます。メールボックス内の古いメールを削除したり、必要に応じて Outlook の設定変更をし、サーバーの満杯を解消してから、あらためて送信者へ再送をお願いする連絡をしましょう。

「サーバーにメッセージのコピーを残す」設定の残す期間は14日間とされておりますが、その期間内の受信メール量がサーバー容量を超えてしまった場合、満杯となってしまい、それ以上メールを残せないため、受信することができなくなってしまいます。残す期間の設定変更は可能ですので、10日間や7日間など任意の日数に変更することで満杯にならないように調整することができます。

添付のデータ容量が多いメールを受信する場合は、残す期間の設定に関係なく満杯になる場合もあります。「サーバーにメッセージのコピーを残す」設定は、同じメールアドレスを2台以上のパソコンで利用する時は便利ですが、1台で利用する場合は「サーバーに残さない」設定にしても問題ありません。

 

2.　「迷惑メール フォルダ」へ入ってしまう場合

● 原因 2-1：　迷惑メールとみなされてしまった

「迷惑メール」とみなされるケースもあるので、迷惑メールフォルダを確認ください。
メール本文に、URLなどの記載が多い場合、スパムメールと認識される場合があります。メール本文にURLリンクが多い場合は、少なくしましょう。

● 原因 2-2：　スパムメールと認識されてしまった

添付ファイルの容量・数が多い場合や、ファイル名でスパムメールと認識される場合があります。
容量の多いファイルは、添付せずにクラウドサービスやデータ圧縮をして送信しましょう。
ファイル名は簡潔にして、わかりやすく短いファイル名にして添付しましょう。

 

3.　Outlookでのブラックリスト判定されている場合

突然おこる可能性として、Outlook でのブラックリスト判定されている場合があります。
社内のほかの人のパソコンは問題なくメール受信できるのに、自分は受信できないという事例もあります。
Outlook のブラックリスト解除方法を参照して、解除しましょう。
※メールアカウントの場合と、送信サーバーの場合があり、メールアカウントは自分で解除申請ができます。

 

4.　送信側に原因がある場合

● 原因 4-1：　メールアドレスの間違い

相手先のメールアドレスのタイプミスから送信されていない。

● 原因 4-2：　送信側のメールボックスが満杯

送信側のメールボックスが満杯で、送信できない場合もあります。
一例としては、添付なしのメールは送れるが、添付があると送信できない場合は、このケースが原因の場合が多いです。

● 原因 4-3：　添付ファイルの容量が大きい

Outlook は、容量制限をしています。添付ファイル容量が大きすぎてしまう場合は送信できません。

● 原因 4-4：　送信数の制限オーバー

1時間の送信数を制限しているサーバーでは、送信数が制限を超えると止まります。
送信数の制限は、サーバーをスパムサーバーに認定されない対策として、制限をかけている場合もあります。

 

5.　その他ハードウェアが原因の場合

システム障害により、インターネットに繋がっていない場合は送信できません。
以下のページを参照くださいますようお願いいたします。

仕事ができない！インターネットがつながらないのは、どうして？

メール受信ができない原因は、このようにさまざまな原因があります。今回は、Outlook の場合を紹介しましたが、バージョンによって設定方法が異なる場合があります。Outlook のほかにもメーラーはたくさんあります。

メールについての心配事やお困りになられていること、自社で解決することが難しい場合は、福島リコピーの担当者へお気軽にご連絡・ご相談くださいますようお願いいたします。

 

2023年10月1日からインボイス制度がスタートされ、経理担当者は業務の追加・変更など、さまざまな対応に負担が増加しています。

株式会社オービックビジネスコンサルタント（以下、OBC）では、2023年10月10日〜11日に、全国の企業に務める経理担当者を対象に「インボイス制度施行後の業務影響」について、緊急アンケート調査（以下、【OBC調べ】）を行いました。

【OBC調べ】によると、全体の 76.5％ の担当者が、予想しなかった業務への不安や煩わしさに苛まれ、ストレスを感じていることが分かりました。
多くの担当者が負担に感じている「意外と面倒くさい業務」について、要因と改善のポイントを解説します。

● 参照データ：　インボイス制度の緊急調査で業務の問題点が露見！？新たな負担・不安は今のうちに改善を！
https://www.obc.co.jp/360/list/post351

 

インボイス制度で 負担・不安を感じる業務 TOP3

【OBC調べ】において、インボイス制度後に不満に思うことが「特にない」と回答したのは 16.2％ でした。
残りの 83.8％ の経理担当者は、インボイス施行後「業務に不満を抱えている」ことが分かりました。
具体的な不満の上位は、以下の3つです。

 

とくに負担が増えた、と回答した業務のトップ3は、以下のとおりです。
施行後、初めての月末を迎えるにあたって「不安に感じている業務」も同様の結果となっております。

 

結果として、約8割の経理担当者がインボイス対応で増えた業務に、負担や不安を感じていることが判明しました。有効回答者の勤務先の8割強は適格請求書発行事業者であり、適格請求書の発行準備は進められていたと考えられます。しかし【OBC調べ】アンケート結果からは、多くの担当者が「受領側としての業務の変化・対応」に苦戦している様子が見えてきました。

 

〈 インボイス制度施行に向けて 対応準備が充分にできていたか? 〉

【OBC調べ】アンケート結果から、多くの担当者が「充分な対策が取れていなかった」と感じているようです。
– 充分に準備が出来ていた、と回答したのは 34.2％
– あまり準備ができていなかった / 全く準備ができていなかった、を合わせると 65.8％

 

〈インボイス制度に対しての理解度はどれくらいか？〉

【OBC調べ】アンケート結果より、理解できた / やや理解できた / あまり理解できていない / 理解できていない、という選択肢から「あまり理解できていない / 理解できていない」の回答を合わせると 47.9% でした。約半数がインボイス制度に対して理解が追いついていないと感じている人がおり、予想しなかった業務負担に改めて「制度の複雑さ」を実感しているようです。

 

業務精度・生産性を改善する方法

制度施行直後は何かと混乱が起こりやすいですが、何らかの対策を講じなければ、さらに負担と不安が募るばかりです。
今のうちに自社に起こっている問題点を洗い出し、改善に努めることが重要です。

 

発行した適格請求書の保存の義務化、受領した適格請求書(領収書や請求書等)の保存義務が生じます。
そのほかにも、受領した請求書がインボイス対応かの確認を行わなければなりません。
取引先によって、どの書類をインボイスとするかを確認したうえで、重要書類を保管をしなければなりません。
取引先との重要書類の「保管の徹底」と、適格請求書の「内容の確認作業」の業務が必須となりました。

個々に送られてくる請求書のフォーマットをひとつひとつ確認することは、かなりの手間が発生します。度重なる手作業と、手作業から生まれるミスをゼロにするには、AI-OCR対応の「OBC勘定奉行クラウド」などAI技術によるアシストを活用して、ミスや非効率を徹底削減する仕組みやサービスを導入することをおすすめします。

● OBC勘定奉行クラウド：　https://www.obc.co.jp/bugyo-cloud/kanjo

AI機能を使って簡単にフォーマットを理解し、番号の確認や金額計算の確認を行うサービスがあります。制度施行によって発生している業務負担や不満は、デジタル化によって大きく改善することができます。自社の対応状況や業務の負担度、自社に起こっている問題点をしっかり洗い出し、自社の業務プロセスにマッチした仕組みやサービスを導入しましょう。制度施行直後の今のうちに業務効率が図れる改善策に取り組むことで、よりスピーディーに、より正確に、これまでよりさらに質の高い会計業務が行えるようになります。


AI技術を取り入れた業務の効率化や自動化・標準化に関するお悩み・ご相談、ご質問やお問い合わせは、ぜひ福島リコピーにお任せください。 福島リコピーは、お客様のよりよい働き方の実現を支援してまいります。どうぞ、お気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。