さまざまな労働環境の問題を改善するために、大企業や中小企業を対象に働き方改革関連法（働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律案）は、2019年4月から順次施行されています。

 

ワークライフバランス（仕事と生活の調和）の実現に重きを置いたこの法改正の内容は、本ブログで紹介しましたとおり、建設業界に与える影響は計り知れません。5年間の猶予規制が解除される2024年4月1日以降から適用されます。対策の方法のひとつとして「勤怠管理」が注目されています。

 

1.　勤怠管理とは

勤怠管理とは、企業や事業所が社員の出勤時間や退勤時間、欠勤や休憩、休暇、遅刻、早退などの労働状況を正しく把握して、労働基準法や会社の就業規則を守った労働ができるように管理することです。勤怠管理では、大きく分類して「労働時間」と「休憩時間」を管理します。

 

〈 労働時間とは 〉

労働時間は「法定労働時間」と「所定労働時間」があります。

 

法定労働時間を超えて働いた場合は「時間外労働」、労働時間が深夜であれば「深夜労働」、法律が定める休日に働いた場合は「休日労働」となり、労働基準法では原則禁止となっています。ただし、労使協定によって割増賃金を支払うことで、一定時間までは労働させることが例外として認められています。

 

〈 休憩時間とは 〉

休憩時間は、労働基準法で「労働時間が6時間を超える場合少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間を労働時間の途中に与えること」と定義されています。使用者は「休憩時間を自由に利用させなければならない」と定められています。労働者が休憩時間中に外出することも原則自由です。「電話番」など、休憩時間中になんらかの労働を任せている場合、厳密には休憩時間になりません。このように休憩時間は労働時間とは切り離された状態です。

企業は「1日8時間、週40時間」の法定労働時間が適正に守られているか、それに応じて正しい賃金を従業員に支払えているか、常に把握しておく義務を負っています。（労働基準法第32条）業務から離れる休憩時間に対しては、企業は賃金を支払う必要はありません。しかし、労働時間に応じた適切な休憩時間を与えずに働かせている企業には、6か月以下の罰金が科されることもあります。勤怠管理において「労働時間」なのか「休憩時間」なのかが判断しづらいグレーゾーンもあります。

● 厚生労働省　労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（以下「ガイドライン」）
https://www.mhlw.go.jp/kinkyu/dl/151106-06.pdf

ガイドラインの「労働時間の考え方」では「使用者の明示または黙示の指示により、労働者が業務に従事する時間は労働時間に当たること」と明記されています。これは参加することが業務上義務づけられている研修・教育訓練の受講や、使用者の指示により、業務に必要な学習等を行っていた時間は労働時間に該当すること、ということです。

適切に休憩時間を与え、適切に労働に従事していることを示すためにも、勤怠管理によって適正に把握することが求められています。

 

2.　タイムカードと勤怠管理システムの違い

出退勤時刻の記録をする勤怠管理といえば、タイムレコーダーと紙のタイムカードを使用した管理を行っている中小企業が多いですが、労働基準法の改定や働き方の多様化、IT技術の進んだ現代では、社員の出退勤情報を自動で記録できる「勤怠管理システム」が、一般的となりつつあります。

勤怠管理システムには大きく分けて「打刻方法・出退勤時刻の記録」、「集計方法」、「給与計算システムへの連携」の3つの機能があり、勤怠管理にまつわる一連の業務効率化に役立つシステムです。

 

 

 

従業員の勤怠管理を紙の出勤簿やタイムカードでおこなう方法は、コストが安く、使用や管理が簡単というメリットがありますが、保管に手間とスペースがかかることや、打刻漏れや不正打刻のリスクなど、デメリットがある点も無視できません。

最新の勤怠管理は、打刻処理を身近な携帯やパソコンから行うことで、管理部がパソコン画面上で勤務時間を把握できるので、時間外労働を超えることがないように確認することが出来たり、スケジュールの管理やワークフローの機能などがついていたりと、勤怠管理をしつつ他の業務の効率化を図ることが可能です。また、場所を問わず携帯電話で打刻ができるため、打刻忘れや有給申請、早退、遅出などの申請関係も、勤怠管理システムで対応し業務の効率化を図れます。


勤務形態の多様性がある現代のビジネスシーンでは、ITを活用する勤怠管理システムの利用をおすすめします。 勤怠管理の効率化、現状をなんとかしたいと考えているご担当者様、ぜひ福島リコピーにご相談ください。

 

新年を祝う言葉に「新年 明けましておめでとうございます」がありますが、この言葉は間違いだといわれています。丁寧な言い回しのようですが、「新年」と「明けまして」の組み合わせに問題があるそうです。新年の挨拶について解説いたします。

 

■ 間違いといわれる理由

「新年」と「明けまして」は以下の意味があります。

 

「新年」には「年が明ける」という意味が含まれているため、「明ける」という言葉が重複していることになります。言葉の意味から2つの単語が一緒になることは「重複・二重表現」になるため間違いといわれており、「新年おめでとうございます」または「明けましておめでとうございます」が正しいとされています。より丁寧な言い回しにしたい場合は「謹んで新年のお慶びを申し上げます」または「謹んで新春のご祝詞を申し上げます」などがあります。

一方、「新年 明けましておめでとうございます」は、年始の挨拶の慣用として広く使われていることから完全な間違いではない、という考え方もあります。気になるか気にならないかは、人によってさまざまです。間違い・間違いではないという、それぞれの考え方を理解したうえで、どの言葉を用いて新年のお祝いを伝えるか注意が必要です。

 

■ 「明けまして おめでとう」は、いつまで？

「明けまして おめでとうございます」が使える期間は、一般的には「松の内」までです。
関東は1月7日まで、関西は1月15日まで、となります。

取引先の仕事始めがいつからか、事前に確認しておくことが大切です。ビジネス上での仕事始めの挨拶は「あけましておめでとうございます。本年もどうぞよろしくお願いいたします。」が適当です。明るくはっきりお伝えすると、お互いに気持ち良いスタートができます。

「松の内」以降のご挨拶になってしまう場合は「本年もどうぞよろしくお願いいたします。」のみで構いませんが、新年のご挨拶は遅くなるほど失礼にあたりますので、計画的に行いましょう。

 

■ 年賀メールを送る場合の注意点

新年の挨拶をメールで行う方は、年々増えてきています。
年賀メールは失礼と感じる方が一定数いますが、相手との関係性に応じて年賀状とメールを使い分ければ問題ありません。 ただし、相手から年賀状をはがきでもらった返事を、メールで済ませるのは基本的には避けた方が無難です。

メールでのやり取りが頻繁で、親しい間柄といえる仕事関係の方などは年賀メールでご挨拶してもOKです。メールで新年のご挨拶をする場合、最低限おさえておきたいポイントを紹介します。

 

新年の挨拶について解説しました。新年の挨拶は1年の始まりです。相手に対する配慮や心構えとして、気配り・気遣いが大切になります。
より良い仕事をするために、気持ちの良い挨拶をして、お互いが晴れやかな気持ちで新年を迎えられるようにしましょう。

 

パソコンを利用してインターネットや複合機を利用されていますが、機器を使っているとさまざまなトラブルが発生することがあります。そのようなトラブルの原因や解決方法について、ひと月に1回ほどご紹介してまいります。会社だけではなくご自宅でのトラブルにも応用できることもありますので、ご参考にしていただけますと幸いです。今回は、メール受信ができなくなった際の対策を紹介します。

 

このようなトラブル事例は意外と多く発生しますが、発生原因は1つだけではありません。さまざまな原因があり、対処方法もそれぞれ異なります。まずは「パソコンは問題がない」ということが前提で、これまでに解決できた内容をご紹介します。

 

1.　受信サーバーの容量が満杯で 受信できなくなった場合

メール送信後、送信者に「メールボックスがいっぱいです」または「mailbox is ful」というメッセージが戻ってきてしまうと、送信相手にメールが送れていません。これは 受信者の Outlook 受信サーバーのメールボックス容量が満杯になっているため、あらたなメールを受信できなくなった状況です。

Outlook 設定にて「サーバーにメッセージのコピーを残す」と設定していると、受信してもサーバーにはメールのコピーが残り、蓄積していきます。メールボックス内の古いメールを削除したり、必要に応じて Outlook の設定変更をし、サーバーの満杯を解消してから、あらためて送信者へ再送をお願いする連絡をしましょう。

「サーバーにメッセージのコピーを残す」設定の残す期間は14日間とされておりますが、その期間内の受信メール量がサーバー容量を超えてしまった場合、満杯となってしまい、それ以上メールを残せないため、受信することができなくなってしまいます。残す期間の設定変更は可能ですので、10日間や7日間など任意の日数に変更することで満杯にならないように調整することができます。

添付のデータ容量が多いメールを受信する場合は、残す期間の設定に関係なく満杯になる場合もあります。「サーバーにメッセージのコピーを残す」設定は、同じメールアドレスを2台以上のパソコンで利用する時は便利ですが、1台で利用する場合は「サーバーに残さない」設定にしても問題ありません。

 

2.　「迷惑メール フォルダ」へ入ってしまう場合

● 原因 2-1：　迷惑メールとみなされてしまった

「迷惑メール」とみなされるケースもあるので、迷惑メールフォルダを確認ください。
メール本文に、URLなどの記載が多い場合、スパムメールと認識される場合があります。メール本文にURLリンクが多い場合は、少なくしましょう。

● 原因 2-2：　スパムメールと認識されてしまった

添付ファイルの容量・数が多い場合や、ファイル名でスパムメールと認識される場合があります。
容量の多いファイルは、添付せずにクラウドサービスやデータ圧縮をして送信しましょう。
ファイル名は簡潔にして、わかりやすく短いファイル名にして添付しましょう。

 

3.　Outlookでのブラックリスト判定されている場合

突然おこる可能性として、Outlook でのブラックリスト判定されている場合があります。
社内のほかの人のパソコンは問題なくメール受信できるのに、自分は受信できないという事例もあります。
Outlook のブラックリスト解除方法を参照して、解除しましょう。
※メールアカウントの場合と、送信サーバーの場合があり、メールアカウントは自分で解除申請ができます。

 

4.　送信側に原因がある場合

● 原因 4-1：　メールアドレスの間違い

相手先のメールアドレスのタイプミスから送信されていない。

● 原因 4-2：　送信側のメールボックスが満杯

送信側のメールボックスが満杯で、送信できない場合もあります。
一例としては、添付なしのメールは送れるが、添付があると送信できない場合は、このケースが原因の場合が多いです。

● 原因 4-3：　添付ファイルの容量が大きい

Outlook は、容量制限をしています。添付ファイル容量が大きすぎてしまう場合は送信できません。

● 原因 4-4：　送信数の制限オーバー

1時間の送信数を制限しているサーバーでは、送信数が制限を超えると止まります。
送信数の制限は、サーバーをスパムサーバーに認定されない対策として、制限をかけている場合もあります。

 

5.　その他ハードウェアが原因の場合

システム障害により、インターネットに繋がっていない場合は送信できません。
以下のページを参照くださいますようお願いいたします。

仕事ができない！インターネットがつながらないのは、どうして？

メール受信ができない原因は、このようにさまざまな原因があります。今回は、Outlook の場合を紹介しましたが、バージョンによって設定方法が異なる場合があります。Outlook のほかにもメーラーはたくさんあります。

メールについての心配事やお困りになられていること、自社で解決することが難しい場合は、福島リコピーの担当者へお気軽にご連絡・ご相談くださいますようお願いいたします。

 

2023年10月1日からインボイス制度がスタートされ、経理担当者は業務の追加・変更など、さまざまな対応に負担が増加しています。

株式会社オービックビジネスコンサルタント（以下、OBC）では、2023年10月10日〜11日に、全国の企業に務める経理担当者を対象に「インボイス制度施行後の業務影響」について、緊急アンケート調査（以下、【OBC調べ】）を行いました。

【OBC調べ】によると、全体の 76.5％ の担当者が、予想しなかった業務への不安や煩わしさに苛まれ、ストレスを感じていることが分かりました。
多くの担当者が負担に感じている「意外と面倒くさい業務」について、要因と改善のポイントを解説します。

● 参照データ：　インボイス制度の緊急調査で業務の問題点が露見！？新たな負担・不安は今のうちに改善を！
https://www.obc.co.jp/360/list/post351

 

インボイス制度で 負担・不安を感じる業務 TOP3

【OBC調べ】において、インボイス制度後に不満に思うことが「特にない」と回答したのは 16.2％ でした。
残りの 83.8％ の経理担当者は、インボイス施行後「業務に不満を抱えている」ことが分かりました。
具体的な不満の上位は、以下の3つです。

 

とくに負担が増えた、と回答した業務のトップ3は、以下のとおりです。
施行後、初めての月末を迎えるにあたって「不安に感じている業務」も同様の結果となっております。

 

結果として、約8割の経理担当者がインボイス対応で増えた業務に、負担や不安を感じていることが判明しました。有効回答者の勤務先の8割強は適格請求書発行事業者であり、適格請求書の発行準備は進められていたと考えられます。しかし【OBC調べ】アンケート結果からは、多くの担当者が「受領側としての業務の変化・対応」に苦戦している様子が見えてきました。

 

〈 インボイス制度施行に向けて 対応準備が充分にできていたか? 〉

【OBC調べ】アンケート結果から、多くの担当者が「充分な対策が取れていなかった」と感じているようです。
– 充分に準備が出来ていた、と回答したのは 34.2％
– あまり準備ができていなかった / 全く準備ができていなかった、を合わせると 65.8％

 

〈インボイス制度に対しての理解度はどれくらいか？〉

【OBC調べ】アンケート結果より、理解できた / やや理解できた / あまり理解できていない / 理解できていない、という選択肢から「あまり理解できていない / 理解できていない」の回答を合わせると 47.9% でした。約半数がインボイス制度に対して理解が追いついていないと感じている人がおり、予想しなかった業務負担に改めて「制度の複雑さ」を実感しているようです。

 

業務精度・生産性を改善する方法

制度施行直後は何かと混乱が起こりやすいですが、何らかの対策を講じなければ、さらに負担と不安が募るばかりです。
今のうちに自社に起こっている問題点を洗い出し、改善に努めることが重要です。

 

発行した適格請求書の保存の義務化、受領した適格請求書(領収書や請求書等)の保存義務が生じます。
そのほかにも、受領した請求書がインボイス対応かの確認を行わなければなりません。
取引先によって、どの書類をインボイスとするかを確認したうえで、重要書類を保管をしなければなりません。
取引先との重要書類の「保管の徹底」と、適格請求書の「内容の確認作業」の業務が必須となりました。

個々に送られてくる請求書のフォーマットをひとつひとつ確認することは、かなりの手間が発生します。度重なる手作業と、手作業から生まれるミスをゼロにするには、AI-OCR対応の「OBC勘定奉行クラウド」などAI技術によるアシストを活用して、ミスや非効率を徹底削減する仕組みやサービスを導入することをおすすめします。

● OBC勘定奉行クラウド：　https://www.obc.co.jp/bugyo-cloud/kanjo

AI機能を使って簡単にフォーマットを理解し、番号の確認や金額計算の確認を行うサービスがあります。制度施行によって発生している業務負担や不満は、デジタル化によって大きく改善することができます。自社の対応状況や業務の負担度、自社に起こっている問題点をしっかり洗い出し、自社の業務プロセスにマッチした仕組みやサービスを導入しましょう。制度施行直後の今のうちに業務効率が図れる改善策に取り組むことで、よりスピーディーに、より正確に、これまでよりさらに質の高い会計業務が行えるようになります。


AI技術を取り入れた業務の効率化や自動化・標準化に関するお悩み・ご相談、ご質問やお問い合わせは、ぜひ福島リコピーにお任せください。 福島リコピーは、お客様のよりよい働き方の実現を支援してまいります。どうぞ、お気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。

 

毎度格別の御引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
さて、弊社では誠に勝手ながら下記の日程につきまして、年末年始休業とさせていただきます。

つきましては、何かとご不便をお掛けすることと存じますが、
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

令和　5　年　12 月　29 日（金）　 休業
令和　5　年　12 月　30 日（土）　 休業
令和　5　年　12 月　31 日（日）　 休業
令和　6　年　1　月　1　日（月）　 休業
令和　6　年　1　月　2　日（火）　 休業
令和　6　年　1　月　3　日（水）　 休業
令和　6　年　1　月　4　日（木）　 休業

※令和　6　年　1 月　5 日（金）より営業いたしますが、
　都合により、営業受付時間を16:00までとさせていただきます。
　ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
　令和　6　年　1 月　9 日 （火）より通常営業となります。

• 故障・修理のお問い合わせについて
• 消耗品等のご注文・お届けについて

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【故障・修理のお問い合わせについて】

リコー製品の故障・修理につきましては、年末年始休業期間中は下記のとおり受付しております。

12月29日(金)、1月4日(木) 9:00～17:30受付

お電話での受付：0 1 2 0 – 8 9 2 – 1 1 1

• 17:00以降の受付は、原則翌営業日の修理となります。
• 道路混雑等により、修理対応までにお時間のかかる場合がございます。
• 修理受付ダイヤルは、お問い合わせの集中により、電話がつながりにくい事象が発生する場合がございます。特に年始の営業初日は大変混み合いますので、その場合は誠にお手数ですが、Web、チャットボット、複合機本体からの修理依頼方法もご利用いただけますようお願いいたします。

お問い合わせは、お電話以外の方法でもお受けしております。
下記リンクの「故障・修理のお問い合わせについて」から、別の方法でもご対応いただけます。

【　年末年始休業のご案内 RICOH　】

【消耗品等のご注文・お届けについて】

令和5年度 年末年始休業期間中の商品のご注文、お届け、およびお問い合わせ窓口について、下記にてご案内申し上げます。
年末年始期間中につきましては、物流増加にともない、
商品のお届けに遅れが発生する場合も予想されますので、余裕をもってのご注文をお願いいたします。

注文日	注文締め時間	基本納期
12月28日(木)	16：30	1月5日(金)
12月29日(金)～1月4日(木)		【年末年始休業期間】 この期間中(12/28の16：30以降)の ご注文は、1/5(金)の受付となります。 ご注意ください。
1月5日(金)	16：00	1月9日(火)

※この期間中、お問い合わせにつきましては誠に申し訳ございませんが、対応ができかねます。
　ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。
　また、NetRICOHを利用した、休業期間中の注文に関しては下記リンクからご確認ください。
【　NetRICOH　ログインページ　】

取引先へ年末年始の挨拶回りをする際に、訪問するタイミングや注意点など、知っておくべき基本的なビジネスマナーについて紹介します。

 

■ 挨拶の目的

年末年始のご挨拶は、日頃の「感謝」をあらためて伝えることが目的です。本年度の感謝の気持ちを伝えつつ、翌年もより良い関係を築いていきたいということを伝えるためにも、とても大切な機会となります。

取引先にご挨拶をしない、または相手の状況を考えずに勝手に挨拶回りをすると、悪い印象を与えることもあります。 年末年始は、取引先や顧客も忙しい時期です。取引先の迷惑とならないよう、事前にしっかり準備をし、円滑な訪問ができるようにしましょう。

 

■ 訪問のタイミング

年末年始の挨拶に適した時期は、以下のとおりです。

 

年末の挨拶後に仕事のやりとりが発生してしまうと、締まりのない印象になりますので、早めに取引先の営業日を確認しておく必要があります。 対面でのご挨拶は、年末か年始のどちらか1回のみの訪問が、最近は増えているようです。

〈 事前に上司の確認をとる 〉
取引先への訪問予定を立てる前に、上司に確認をとりましょう。
年末の挨拶回りは、上司を帯同する場合もあります。もし上司と相手先に訪問する場合は、自分と相手先だけではなく、上司のスケジュールも調整する必要があります。年末はスケジュールが立て込んでくる時期なので、帯同してもらうべきかどうかは早めに確認しておきましょう。

 

■ 訪問のアポイントは必須？

日程調整が取引先の負担になる場合や、できるだけ多くの取引先へ訪問したいという場合、あえてアポイントなしで訪問することもあります。しかし、年末年始はとても忙しい時期ですので、急な訪問に対応してもらえないこともあります。アポイントを取らずに訪ねてしまうと、対応をするために一度仕事の手を止めてもらうことになります。わずかな時間の対応だとしても、相手の迷惑になる可能性がありますので配慮が必要です。

顔を合わせてご挨拶をしたいという場合は、あらかじめアポイントをとっておきましょう。その際に、挨拶のみですぐに失礼すると伝えておくと丁寧です。「10分ほど、お時間いただけますでしょうか」「すぐにお暇します」などと気を利かせることも大切です。

 

■ 滞在時間

あくまでも挨拶が目的ですので、長く滞在しすぎないようにしましょう。滞在時間は5～15分程度にするのがマナーです。

年末年始の忙しい時間を割いてもらっていることからも、手短に、かつ丁寧に、ご挨拶することを意識しましょう。
相手先の様子をみて忙しそうな場合は、玄関先でのご挨拶のみでも構いません。

アポイントをとっていても、急用で担当者が留守だったということもあります。その際は、名刺を置いていくことで、年末のご挨拶に訪問したことが分かります。年始のご挨拶の場合は「謹賀新年」や「恭賀新年」の朱印を押した名刺を置いていくことで、年始のご挨拶に訪問したことが分かります。口頭で訪問の旨を伝えてもらうより、名刺があった方が印象に残ります。ぜひ新年用の名刺を準備しておきましょう。

 

■ 手土産は必要？

手ぶらでもマナー違反ではありませんが、先方の印象にも残りやすく好印象につながりますので、手土産は持参したほうがよいです。
企業によっては品物を受け取らないこともありますので、初めて年末年始のご挨拶をする場合は、社内で上司に相談・確認することをおすすめします。

社名の入ったカレンダーやタオルなどのノベルティグッズや菓子折などが手土産として一般的です。社名の入ったノベルティは、使ってもらえれば相手の目に触れる機会が増えますので、宣伝効果も期待できます。菓子折の場合は、大人数でも食べやすいように日持ちがして、個包装の物を中心に選ぶようにしましょう。

手土産には、のし紙を掛けるのがマナーです。紅白の蝶結びの水引を使用し、表書きには「粗品」または「御挨拶」を書くのが一般的です。
年始の挨拶回りの場合は「御年賀」もしくは 「御年始」とするのがよいでしょう。カレンダーは、基本的に年末のご挨拶の際に持参する物ですので、年始に持って行くことは避けましょう。

 

■ 訪問時に話す内容

かしこまった挨拶をする必要はありません。今年の思い出などを織り交ぜながら、感謝の気持ちを伝えます。
「どうぞ、良いお年を」と省略した挨拶ではなく、「どうぞ、良いお年をお迎えください」ときちんと丁寧な挨拶をしましょう。

また、相手から仕事の話しを振られないかぎり、自分から仕事の話は出さないのがマナーです。仕事の話はまた年明けに日を改めて設定しましょう。
滞在時間は5～15分程度ですので、丁寧な挨拶と、さりげないヒアリングを心がけて、お互いにとって気持ちよく有意義な時間で終えるようにしましょう。

新年のご挨拶をする際も、会話の内容は新年を祝う言葉や世間話にとどめて、基本的にはビジネスの話はせず相手の迷惑にならないように短時間で済ませます。


年末年始の挨拶回りで、知っておくべき基本的なビジネスマナーについて紹介しました。
急なスケジュール変更で担当者と会えず、電話やメールでご挨拶する場合もありますが、年末年始のご挨拶は、取引先や担当者の方に感謝の気持ちを伝える絶好の機会です。短時間で心のこもった丁寧なご挨拶ができるように、準備を整えておきましょう。最低限のマナーを守って、失礼のない行動を心がけることが大切です。

 

長期休暇の時期は、システム管理者が長期間不在になるなど、通常とは違う状況になります。

近年のサイバー攻撃はますます複雑、高度化しています。長期休暇中にウイルス感染や情報漏えい等の問題が発生した場合、発見や対応に遅れが生じ、想定していなかった事象へと発展したりすることにより、思わぬ被害が発生したりします。

長期休暇後の業務継続に影響が及ぶ可能性や、取引先・お客様へ被害が及ぶ場合もあります。長期休暇前 / 長期休暇中 / 長期休暇後に行った方がよい対策を紹介します。

 

1.　長期休暇前に行った方がよい対策

 

● 緊急連絡体制の構築する

不測の事態が発生した場合に備えて、委託先企業を含めた緊急連絡体制や、対応手順等が明確になっているか、休暇前に確認する。

 

● 機器やデータの持ち出しルールをつくる

長期休暇に社外での対応が必要となるパソコンなどの機器やデータなどの情報を持ち出す場合は、持ち出す際のルールを明確にし、従業員に周知・徹底する。

 

● 使用しない機器の電源を切る

使用しない機器に電源が入っていると、外部からの攻撃を受けるリスクがありますので、使用しない機器の電源を切る。

 

● パソコンデータのバックアップをする

休暇中の万が一のトラブルや、休暇明けのパソコンのウイルス感染のリスクに備える。

 

2.　長期休暇中に行った方がよい対策

 

● 持ち出した機器やデータの厳重な管理をする

社外に持ち出したパソコンなどの機器やデータは、ウイルス感染や紛失、盗難等によって情報漏えいなどの被害が発生しないよう、管理することを指示する。持ち出したパソコンの盗難被害にあってしまったというケースもあり、社外で利用する際の危機管理に注意する。

 

● 持ち出したパソコンは外出先での利用は控える

外出先でのインターネット接続は、いつも以上に注意が必要です。安全が確認できない接続はしないようにしましょう。

 

3.　長期休暇後に行った方がよい対策

 

● 持ち出した機器のウイルスチェックをおこなう

長期休暇中に持ち出していたパソコンや、データを保存していたUSBメモリの外部記憶媒体にウイルスが混入していないか、組織内で利用する前に必ずセキュリティソフトでウイルススキャンを行う。

 

● 不審なメール受信があった場合は開封しない

長期休暇明けの受信メールの開封は、いつも以上に注意が必要です。不審なメールの「添付ファイルは開かない」、「本文中のURLはクリックしない」ことです。

 

セキュリティ対策は、会社全体で行わないと効果はありません。
休暇前、休暇中、休暇後のチェックリストを事前に作成しておき、共有しておくのもよい方法です。

 

生成AIとは

生成AIとは人工知能（AI）の一種で、入力されたデータやパターンを学習し、新しいデータや情報を創出・生成する能力を持つ技術のことです。生成系AI、ジェネレーティブAI、Generative AI とも呼ばれ、入力された指示にしたがってテキスト / 画像 / 動画 / 音声などの多様な形式のデータをもとに、新たなコンテンツを作り出します。

 

従来のAIとの違い・生成AIの種類

従来のAIと生成AIは、学習データをはじめ機械学習の手法や用途など、さまざまな面で異なります。

● 従来のAI

決められた行為を自動的に行うことが目的です。大量のデータを与えて、設定したデータやルールに基づく特徴や傾向の整理・分類を学習し、その結果に基づく成否の判別や予測を行い結果を出力します。構造化されたものが多く、新しい形で創造されたものではありません。

● 生成AI

新たなコンテンツの創造が目的です。与えられた条件に基づき学んだデータをもとに、生成AI自ら新たなコンテンツを創造できます。データやルールの設定が必要なく、これまで「人間にしかできない」とされていたクリエイティブな行為が可能です。生成AI自ら学習し続け、人間が与えていない情報やデータさえもインプットし、新たなアウトプットを人間に返すことができます。

 

ビジネスシーンにおいて生成AIは、さまざまなことに活用できます。用途に応じて生成AIを使い分けることで、これまで人間の手で行っていた業務を大幅に効率化でき、生産性の向上やコスト削減、顧客満足度の向上など多くのメリットをもたらします。最も注目されているのは「テキスト生成AI」です。とくにテキスト生成のChatGPT（チャットジーピーティー）は、無料で利用できる対話型AIチャットサービスとして話題となっています。

 

ビジネストレンドの「ChatGPT」とは

ChatGPTとは、アメリカのOpenAI社が開発・提供しているテキスト生成AIで、正式名称は、Chat Generative Pre-trained Transformer（文章生成モデル）です。質問やテキストに対して、自然言語処理技術を活用して、人間が作ったような自然な文章の回答を生成できる点が優れています。
まるで人間と対話しているかのように、質問した内容に回答する「対話型AIチャットサービス」です。
ビジネスの分野でも、顧客対応 / コンテンツ生成 / 情報収集など、多岐にわたる用途で利用されています。

 

「ChatGPT」で なにができるか

代表的な活用方法は以下のとおりです。
いずれの活用方法においても、ChatGPTの回答結果が必ずしも正しいとは限らないため、注意が必要です。

● ビジネスにおけるChatGPTの活用方法

生成AIは、おもにテキスト生成、画像生成、動画生成、音声生成に分類され、それぞれの特徴に応じた用途に活用されています。

 

ChatGPTに限らず、今後の企業活動ではAIの活用は欠かせないものとなります。
ビジネスでの活用例も増えており、今後さらに活用される機会が増えるでしょう。

 

ビジネスとして注目されている理由として、生成AIが業務効率化を促進させています。ある企業では生成AIの売上学習を活用し、顧客情報に基づく見積内容や案件内容をAIに学習させ、案件の受注率を上げるような予測、推論を行わさせるなどの様々なツールがあります。

AI技術を取り入れた業務の効率化や自動化・標準化に関するお悩み・ご相談、ご質問やお問い合わせは、ぜひ福島リコピーへお気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。福島リコピーは、お客様のよりよい働き方の実現を支援してまいります。

 

「ご教示」と「ご教授」は言葉の響きが似ており、それぞれ教えてもらう意味がありますが、正しい言葉の意味はまったく違います。使い方によっては、失礼な表現になってしまう可能性もあります。それぞれの言葉の意味と使い分け、注意点などご紹介します。

 

「ご教示」と「ご教授」の意味

「ご教示」と「ご教授」の「ご」は、相手の行為に敬意を示す尊敬語のため、職場の上司や取引先の相手など、目上の人に対しても問題なく使うことができます。「教示」と「教授」の意味は、以下のとおりです。

 

「ご教示」と「ご教授」の使い分け

「ご教示」と「ご教授」は言葉の響きが似ており、それぞれ教えてもらう意味がありますが「なにを教えてもらうか、教えてもらう時間・期間はどのくらいか」によって使い方が異なります。

 

「ご教示」は、比較的に簡単なものを教わる時に使われる言葉です。書類の書き方や手続きの方法、物事の手順や単純な内容、目上の方に指導を乞うときなど、あまり時間がかからずに解決するような事柄に使います。「ご教授」は、継続的に学び続けることによって習得できるような、専門的な知識や技術を教えてもらうときに使われる言葉です。

スケジュールや在庫状況、作業の手順など確認をしたいとき、教わりたいときには「ご教示」を使います。確認作業などの比較的簡単なものを教わる時に「ご教授」を使うことは、過剰な敬語で慇懃無礼な人だと相手によくない印象を与えてしまうこともあります。異動などで新しい部署に配属になる際に、長期にわたってお世話になった上司・先輩への挨拶や、新しい部署の上司・先輩への挨拶として「ご教授」を使うことはありますが、ビジネスシーンでは「ご教示」を使うことが多いです。

 

「ご教示」と「ご教授」の注意点

 

1：　話し言葉・書き言葉の使い分けが難しい

「ご教示」と「ご教授」は、メールや手紙などの書き言葉として用いられるのが一般的となっています。
話し言葉として使う場合は「教えていただけますか」や「お聞かせいただけますか」などのやわらかい表現が適切です。しかし、かしこまった場面や大勢の人の前で挨拶をするときなどは、相手に対する敬意を表して話し言葉として「ご教示」と「ご教授」を使うことは、間違いではありません。話し言葉で使用することで、真摯に取り組む姿や相手への敬意を表すことがが伝わり、好印象をもってもらえる場合もあります。
また、「ご教授」を使うような重要なお願いをメールなどで簡単に済ますことは失礼にあたるため、対面など口頭で伝えた方がよい、という考え方もあります。相手や状況を鑑みて、臨機応変に対応しましょう。

2：　「ご教示ください」や「ご教授願います」は失礼？！

「ご教示」と「ご教授」の「ご」は、相手の行為に敬意を示す尊敬語のため、職場の上司や取引先の相手など、目上の人に対しても問題なく使うことができます。しかし、語尾を「〇〇〇ください」や「〇〇〇願います」とする表現は注意が必要です。間違いではありませんが、相手や場合によっては、きつい印象や強制しているような印象を与えてしまい、違和感を持たれてしまう可能性がありますので、「いただく」という謙譲語を使った表現などにされることをおすすめします。さらに、目上の方からなにかを教えてもらいたい場合には「ご面倒をおかけしますが」や「お手数をおかけしますが」などの、クッション言葉を入れると、やわらかい印象になり相手への気遣いを示せます。

 

「ご教示」と「ご教授」の類語

人からなにかを教えてもらうというニュアンスがある言葉として「指導」や「指南」があります。

 

ビジネスシーンでは「指南」より「指導」を使うことが多いですが、「鞭撻（べんたつ）」と合わせて「ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします」と挨拶によく使われています。鞭撻は「強い励ましを込めて、厳しく指導すること」という意味です。そのため「ご指導ご鞭撻」とは「未熟な自分を、強い励ましを込めて、厳しく教え導いてください」という意味になります。
「教示」や「教授」との言葉の意味の違いを理解し、先輩や上司、取引先に失礼がないよう、さまざまな場面に応じた適切な言葉を使いましょう。

「ご教示」と「ご教授」について、それぞれの言葉の意味と使い分け、注意点などご紹介しました。
言葉の響きが似ており、それぞれ教えてもらう意味があるため使い分けることが難しい言葉ですが、言葉の意味をきちんと理解することで、使う場面が的確に判断でき、正しく使い分けられるようになります。円滑なコミュニケーションに役立てていただけましたら幸いです。

 

パソコンを利用してインターネットや複合機を利用されていますが、機器を使っているとさまざまなトラブルが発生することがあります。そのようなトラブルの原因や解決方法について、これからひと月に1回ほどご紹介してまいります。会社だけではなくご自宅でのトラブルにも応用できることもありますので、ご参考にしていただけますと幸いです。

 

このようなトラブル事例は意外と多く発生しますが、発生原因は1つだけではありません。さまざまな原因があり、対処方法もそれぞれ異なります。まずは「パソコンは問題がない」ということが前提で、これまでに解決できた内容をご紹介します。

 

1.　LANケーブルがトラブルの原因だった場合

 

● 原因 1-1：　LANケーブルが外れていた

インターネットの接続が Wi-Fi（ワイファイ）接続ではなく、LANケーブルで接続している場合、LANケーブルが外れていたためインターネットにつながらなくなっていました。LANケーブルをきちんと接続しなおして解決した。

 

● 原因 1-2：　LANケーブルの配線上のハブが動作しなかった

ハブの前面にあるLEDライトがついてなく、ハブのACアダプター抜けで電源供給もなく接続不能だったため、ACアダプターをコンセントに入れたら解決。ハブの電源が入っていても不具合があるならば、ハブに入るLANケーブルを直接パソコンに接続することで、ハブの故障かを見分けることもできます。ハブの別の問題は、古くなったハブを通すことでスピードダウンしている場合もあります。

 

● 原因 1-3：　LANケーブルが破損していた

LANケーブルの破損も、たまに発生する現象です。事務機器がケーブルを踏んでいて切れてしまっていたり、ねずみにかじられて切られていたり、ケーブルの老朽化などです。これらの場合はLANケーブルを新しく変えることで解決します。

 

2.　Wi-Fi ルーターがトラブルの原因だった場合

 

● 原因 2-1：　Wi-Fi ルーターが動かない

Wi-Fi ルーターの電源供給がされていなく、Wi-Fi ルーターが動作しない。Wi-Fi ルーターへの電源を供給する。Wi-Fi ルーターが壊れているかどうかは、Wi-Fi ルーターに入っているLANケーブルを外しパソコンに直接接続することで問題ない場合は、Wi-Fi ルーターが故障している可能性があります。

 

● 原因 2-2：　Wi-Fi ルーターは正常でも パソコン・スマートフォンで Wi-Fi を認識しない

パソコンやスマートフォンの受信側がなんらかの原因があり、インターネットにつながらない状態が考えられるため、Wi-Fi ルーターの OFF / ON を試して、それでも直らない場合は、デバイスの Wi-Fi 設定の OFF / ON を試します。

 

3.　ONU 機器がトラブルの原因だった場合

 

● 原因 3-1：　ONUの問題（軽程度）

ONU（光回線の終端装置）の機能の1つに「ルーターの機能」があります。その「ルーターの機能」の不具合で動作しなくなったことが原因の場合は、ONUの再起動をしてルーターのリセットをかけることでインターネット回線の復旧ができます。

〈 ONUの再起動方法 〉
ONUの電源ボタンをOFFもしくはコンセントからプラグを抜き10秒ほど待機します。その後、電源ボタンをONもしくはコンセントにプラグを指し、ONUを起動させることで簡易的なリセットをかけることができます。

〈 そもそも ONU ってどこにあるの？ 〉
光回線が最初に入る箱です。前面に沢山のLEDランプがついています。後ろ側はAC電源プラグやLANケーブルや電話線がささっています。

 

● 原因 3-2：　ONUの問題（軽程度ではない）

ONU 自体が故障している場合は、契約回線の事業者に電話をするとONUの状況を確認してくれます。レンタル品の場合は無償で交換してくれるようです。

 

4.　その他のトラブルの原因だった場合

 

● 原因 4-1：　ONUやルーターの問題

ONUを長年使っており、ホコリなどが機械の中に入り込んでいる状態などの何らかの原因がある。ルーターの送信側の割り振りの設定が上手くいっていない状態などの何らかの原因があるため、ONU の OFF / ON をおこない、直らない場合は、ルーターの OFF / ON をおこないます。

 

● 原因 4-2：　ルーター接続台数の問題

ルーターの規定台数オーバーの接続をしている場合もあります。その場合はルーターの規定台数の確認し、規定台数にすることで問題は解決です。

 

● 原因 4-3：　セキュリティソフトの問題

セキュリティソフトがブロックをしている場合もあります。一時的にセキュリティソフトを解除しインターネットがつながるか確認後、現状の回線状態に対してのセキュリティソフトの環境の見直しをしながら設定します。

 

● 原因 4-4：　光回線が止まっている

ごくまれに契約内容によって光回線が止まってしまったり、Wi-Fi ルーターの無償利用期間が終了し手続きをしていなかったなどで使えなくなることもあります。光回線の契約の見直しをおこなうことで解決します。

 

インターネットがつながらない原因は、このようにさまざまな原因があります。いきなりインターネットにつながらない状況になってしまうと困りますので、定期的にインターネット接続に関係することはチェックされて状態を把握されることをおすすめします。心配事や自社で解決することが難しい場合は、福島リコピーの担当者へお気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。