わかりやすいメール件名をつけるコツ

仕事で日々メールを使っていると、まれに抽象的なメール件名で受信するメールがあり、メール件名から用件や内容がわからず、開封後も管理に困ることがあります。これは受信者だけでなく、送信者も何のメールを送信したのか1通ごとに開封して確認が必要となります。そうならないように、メールの件名のつけ方はとても重要です。

わかりにくい悪いメール件名の例として、挨拶・名前のみや言葉足らずなメール件名があります。

例1：　お世話になっております
例2：　株式会社●●●の○○ (氏名) と申します
例3：　先日はありがとうございました
例4：　資料を添付します
例5：　見積もりについて

上記のようなメール件名ですと、ひと目で用件・内容がわからないので開封しなければわかりません。開封後も見返すときに、非常に探しにくくなります。メール検索結果の一覧が、上記のようなメール件名が並んだ際、開封して確認しながら探す時間と手間が地味に大変です。お互いにとって管理しにくくなるため、このようなメール件名は控えた方がよいです。

また、メール開封のタイミングは人それぞれです。受信した順に開封する人もいれば、メール件名から即開封するか否かを判断する人もいます。用件・内容がわからない抽象的なメール件名では、重要度や優先度が低いと判断され、開封を後回しにされてしまう可能性もあります。業務をスムーズに進めるためにも、ビジネスメールは「要件・内容が一目でわかるメールタイトル」にすることが、とても大切です。

▼ メール件名のポイント

件名に必要な要素を入れる	いつ（日時・期日）/何を（要件・概要）/どうする（目的）、という要素を必要に応じて入れる
件名の文字数	スマホでメールチェックされる場合も考慮し、画面に表示される15～20文字以内の文字数にします
記号でメリハリを付ける	隅付きかっこ（【】）やパイプ（｜）などを使い、強調したい単語が目に入りやすくなります。

上記のメール件名のポイントを意識して付けると、このような違いが出ます。

A-1：来週の会議について
A-2：2/14 会議｜ご準備いただきたい資料について

「来週」を、より具体的な日付にしたり、会議の「何の用件」なのかという、さらに一歩踏み込んだ具体的な概要があると「ひと目で内容がわかるメール件名」となります。

B-1：会議日程2月14日に変更となりました
B-2：【重要】2/14 会議日程 変更のお知らせ

確実に伝わるように隅付きかっこ（【】）を使い、重要度を目立たせ見落とされないようにできます。注意ポイントとして【至急】や【緊急】など付けているメールについてですが、この場合、双方のスピード感の差が発生しやすいので、急ぎの用件はメールのみで連絡するよりも電話で連絡した方がよい場合もありますし、関連詳細をメールで見てもらった方がよい場合は、先にメールで送ってから、電話で追加説明や急ぎで対応してもらいたい希望をお伝えした方が、メールだけで連絡するより良いと思います。

相手のことを思いやり、メールに関わる時間を最小限にできるよう、わかりやすい表現にすることがとても大切です。お互いにスムーズなやりとりができるようにするため、相手の立場になって心を配り、具体的で簡潔なわかりやすいメールタイトルにする工夫をしましょう。